Meeting.burger Bierbeek

Bijlagen/links
Reglement_werkingssubsidies_voor_erkende_sociaal-culturele_verenigingen.pdf

OZ.12. Cultuur - Subsidiereglement voor werkingssubsidies aan erkende sociaal-culturele verenigingen - goedkeuring

OPENBARE ZITTING

Beslissing

MOTIVERING

Juridische gronden

De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40, § 3 en artikel 41 van het decreet lokaal bestuur.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

Het reglement voor de erkenning en subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen van 7 november 2013.

Feiten en context

In het kader van een vereenvoudiging en actualisering van het vrijetijdsbeleid werd een nieuw subsidiereglement voor sociaal-culturele verenigingen uitgewerkt dat het bestaande reglement uit 2013 vervangt.

Adviezen

De cultuurraad gaf op 5 oktober 2026 gunstig advies.

Argumentatie

Het nieuwe subsidiereglement biedt een geactualiseerd en transparant kader voor de ondersteuning van de sociaal-culturele verenigingen in Bierbeek.

Het sluit aan bij het nieuwe erkenningskader en maakt een duidelijk onderscheid tussen verenigingen met een structurele, doorlopende werking en organisatoren die hoofdzakelijk afzonderlijke activiteiten of evenementen organiseren.

Enkel erkende sociaal-culturele verenigingen met een structurele werking komen in aanmerking voor werkingssubsidies. Organisatoren zijn uitgesloten.

Het nieuwe puntensysteem brengt meer differentiatie in de beoordeling van de werking en waardeert verschillende vormen van sociaal-culturele activiteit. Het bevat zowel specifieke criteria voor actieve kunstbeoefening en cultuur en ontmoeting als gemeenschappelijke criteria voor verenigingsactiviteiten en gemeenschapsvorming.

Bij de beoordeling wordt bovendien rekening gehouden met onder meer de openheid van de vereniging, de zichtbaarheid en bereikbaarheid van de werking, de betrokkenheid van niet-leden en de bijdrage aan het culturele, vormende en gemeenschapsvormende leven in Bierbeek.

De invoering van een UiTPAS-bonus van 50 punten vormt een bijkomende stimulans om vrijetijdsparticipatie voor personen met een kansentarief te bevorderen.

Een aanpassing van het bestaande reglement is wenselijk.

Financiële gevolgen

De werkingssubsidies worden toegekend binnen de grenzen van de beschikbare kredieten.

Het totale krediet voor de werkingssubsidies wordt jaarlijks vastgesteld door de gemeenteraad. De beschikbare middelen worden vervolgens verdeeld volgens het in het reglement opgenomen puntensysteem.

De concrete subsidiebedragen per vereniging zijn afhankelijk van het beschikbare krediet en het totaal aantal toegekende punten in het betrokken werkingsjaar.

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen

STEMMING :

13 stemmen voor: Johan Vanhulst (CD&V), Cil Cuypers (Vooruit), Sandra Noé (Open Bierbeek), Matthias Multani (CD&V), Stefaan Van Haegenborgh (CD&V), Mia Ombelet (CD&V), Tie Vanbeselaere (Vooruit), Frederik De Buck (Groen), Hans-Kristof Carême (Open Bierbeek), Hilde Van der Putten (Groen), Maarten Van Schoonbeek (Open Bierbeek), Claudia Van Passel (CD&V) en Joyce Meulemans (CD&V).
4 onthoudingen: Marijke Sterckx (N-VA), Peter Vandenbalck (N-VA), Luc De Vos (N-VA) en Nico Frederix (N-VA).

BESLUIT

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het onderstaande subsidiereglement werkingssubsidies voor erkende sociaal-culturele verenigingen goed.

SUBSIDIEREGLEMENT WERKINGSSUBSIDIES VOOR
ERKENDE SOCIAAL-CULTURELE VERENIGINGEN

Artikel 1. Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

● Publieksactiviteit:

○ Een open activiteit of evenement in het kader van culturele vrijetijdsbesteding, toegankelijk voor niet-leden, die vooraf publiek werd aangekondigd (minstens via de UiT-databank, of via een publiek kanaal wanneer registratie niet mogelijk is).

○ Een activiteit in het kader van het in verenigingsverband maken van, en/of deelnemen aan kunst en cultuur, in verschillende disciplines (muziek, theater, beeldende kunsten…).

○ Een activiteit gericht op informeel leren en gemeenschapsvorming.

● Vorming- of activiteitenreeks: Minimaal drie sessies rond één thema, vaardigheid of aanbod, met een open karakter (toegankelijk voor niet-leden) en vooraf publiek aangekondigd (minstens via de UiT-databank, of via een publiek kanaal). Een vormingsactiviteit is open wanneer iedere geïnteresseerde zich kan inschrijven.

● Ledenactiviteit – ledenwerking: Een activiteit die enkel toegankelijk is voor leden of een besloten kring.

● Werkingsjaar: De vaste periode van twaalf opeenvolgende maanden waarop de werking van de vereniging betrekking heeft en waarop de subsidieaanvraag wordt gebaseerd. Tenzij anders bepaald, loopt het werkingsjaar van 1 september tot en met 31 augustus van het daaropvolgende jaar.

● Cultuurparticipatie: Het actief organiseren of deelnemen in het organiseren of bijwonen van sociaal-culturele activiteiten, waarbij de deelname een positieve impact heeft op persoonlijke ontwikkeling, sociale cohesie, de gemeenschapsvorming, verbeelding en visie, gezondheid en welzijn.

● Organisator: Een niet-commercieel initiatief zonder winstverdelingsoogmerk dat hoofdzakelijk één of meer publiek toegankelijke activiteiten of evenementen organiseert in Bierbeek, zonder een open, doorlopende actieve basiswerking doorheen het jaar. Een organisator kan een feitelijke vereniging of samenwerkingsverband van meerdere personen zijn.

● Doorlopende actieve basiswerking: Een reguliere en aantoonbare werking die gedurende het werkingsjaar op terugkerende basis wordt ontplooid en die gericht is op de leden en/of op het publiek. Deze structurele werking bestaat uit een samenhangend geheel van activiteiten die de kern van de vereniging vormen en niet uitsluitend uit één of enkele losstaande activiteiten of evenementen.
Een doorlopende actieve basiswerking kan bestaan uit reguliere ledenactiviteiten, publieksactiviteiten en/of activiteitenreeksen. Een eenmalig of occasioneel initiatief, zoals een afzonderlijk evenement, feest, festival, optreden, tentoonstelling, rommelmarkt, eetfestijn, zomerfeest of vergelijkbare activiteit, wordt op zichzelf niet beschouwd als een doorlopende actieve basiswerking.

● UiTPAS: De persoonlijke, digitale spaar- en kortingskaart voor vrijetijdsactiviteiten, die door de gemeente wordt gebruikt voor punten-sparen en het verlenen van het kansentarief aan kwetsbare doelgroepen.

Artikel 2. Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op werkingssubsidies voor verenigingen die door de gemeente Bierbeek erkend zijn als sociaal-culturele vereniging. Enkel verenigingen die in overeenstemming met het gemeenteraadsbesluit van 29 oktober 2026als dusdanig erkend zijn binnen het sociaal-culturele domein kunnen een subsidieaanvraag indienen. Een erkenning als ‘organisator’ geeft geen recht op het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie op basis van dit reglement.

De sociaal-culturele vereniging wordt op basis van de statuten of het huishoudelijk reglement onderverdeeld in één van de volgende verenigingstypes:

● Verenigingstype 1 – Vereniging voor actieve kunstbeoefening (VAK)
Verenigingen die zelf kunst en cultuur beoefenen of creëren, zoals muziek, theater of beeldende kunst. Zij organiseren activiteiten en vorming binnen een specifieke kunstdiscipline.
Voorbeelden: koren, harmonieën, fanfares, theatergezelschappen en andere amateur-kunstenverenigingen.

● Verenigingstype 2 – Vereniging voor cultuur en ontmoeting (VCO)
Verenigingen die mensen samenbrengen rond cultuur, vorming, ontspanning of een gedeelde interesse. Zij versterken het sociale leven in Bierbeek door activiteiten te organiseren zoals culturele uitstappen, lezingen, workshops, ontmoetingsmomenten of recreatieve vrijetijdsactiviteiten.
Voorbeelden: verenigingen rond cultuurbeleving en -participatie, reizen, hobby's, maatschappelijke thema's of gemeenschapsvorming.

Artikel 3. Voorwaarden
§1. Om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie moet de aanvrager aan volgende voorwaarden voldoen:

● De vereniging is erkend als socio-culturele vereniging overeenkomstig het erkennings-reglement voor Bierbeekse verenigingen en organisatoren;

● De vereniging ontplooide tijdens het voorbije werkingsjaar een structurele werking. Deze doorlopende actieve basiswerking blijkt uit reguliere en terugkerende activiteiten op het grondgebied van Bierbeek. Het betreft:

○ ofwel een reguliere ledenwerking met minstens 2 ledenactiviteiten per werkjaar;

○ ofwel minstens één publieksactiviteit én een aanvullende reguliere of terugkerende werkingsactiviteit;

○ ofwel minstens één activiteitenreeks.

§2. De vereniging verbindt zich ertoe de verkregen subsidie uitsluitend te gebruiken voor de werking en/of projecten waarvoor de subsidie verkregen werd.

§3. Van werkingssubsidies zijn uitgesloten:

● Organisatoren die één of meer publiek toegankelijke activiteiten of evenementen organiseren in Bierbeek, maar die geen doorlopende, open basiswerking hebben doorheen het werkingsjaar;

● Initiatieven die uitsluitend of hoofdzakelijk bestaan uit een eenmalig of occasioneel evenement of activiteit;

● Commerciële initiatieven of organisaties met winstoogmerk, en zuiver private aangelegenheden zonder open karakter en zonder aantoonbare gemeenschapsvormende meerwaarde.

● Activiteiten waarvoor een projectsubsidie werd bekomen.

§4. Beoordelingskader

Bij de beoordeling van activiteiten houdt de gemeente rekening met de volgende elementen:

● De openheid van de vereniging voor nieuwe leden en de feitelijke toegankelijkheid van de werking;

● De zichtbaarheid en bereikbaarheid van de werking;

● De mate waarin de vereniging activiteiten organiseert die verder gaan dan de reguliere ledenwerking;

● De betrokkenheid van niet-leden en de bredere gemeenschap;

● De bijdrage aan het culturele, vormende en gemeenschapsvormende leven in Bierbeek.

● De elementen in dit artikel worden in hun samenhang beoordeeld. Een vereniging hoeft niet op elk element in dezelfde mate aan te sluiten.

Artikel 4. Aanvraagprocedure

§1. Een vereniging dient ten laatste op 30 september een subsidieaanvraag voor de werkingssubsidie van het voorgaande werkingsjaar in, voorzien van de vereiste bewijsstukken, via het online formulier.

§2. De aanvrager ontvangt een bevestiging als de subsidieaanvraag goed ontvangen is.

§3. Het niet tijdig indienen kan aanleiding geven tot uitsluiting van subsidiëring, tenzij het college anders beslist op basis van gemotiveerde overmacht.

§4. De administratie onderzoekt de aanvragen op volledigheid en ontvankelijkheid, en kan advies inwinnen bij de bevoegde adviesraad.

§5. Het college van burgemeester en schepenen beslist tot het al dan niet toekennen van de subsidies in dit reglement. De beslissing wordt meegedeeld aan de vereniging.

§6. De uitbetaling van de subsidies gebeurt door middel van overschrijving op de bankrekening op naam van de vereniging na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen.

§7. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 5. Werkingssubsidie

§1. Erkende sociaal-culturele verenigingen kunnen aanspraak maken op een werkingssubsidie ter ondersteuning van een kwalitatieve, duurzame en maatschappelijk relevante werking.

§2. De subsidies vermeld in dit reglement worden toegekend binnen de grenzen van de kredieten. Het totale krediet voor werkingssubsidies wordt jaarlijks vastgelegd door de gemeenteraad.

§3. Het bedrag van subsidie wordt verdeeld volgens een puntensysteem. De waarde van één punt wordt berekend door het totale subsidiekrediet te delen door het totale aantal toegekende punten over alle ontvankelijke aanvragen. De subsidie per vereniging wordt vervolgens bepaald door het aantal toegekende punten voor die vereniging te vermenigvuldigen met de puntwaarde.

§4. De werkingssubsidies worden onderverdeeld in drie categorieën:

● Categorie 1: Enkel verenigingen voor actieve kunstbeoefening (VAK) komen in aanmerking voor deze subsidies.

● Categorie 2: Enkel verenigingen voor cultuur en ontmoeting (VCO) komen in aanmerking voor deze subsidies.

● Categorie 3: Zowel verenigingen voor actieve kunstbeoefening (VAK) als verenigingen voor cultuur en ontmoeting (VCO) komen in aanmerking voor subsidies.

Categorie 1 – Voor de volgende activiteiten komen enkel verenigingen voor actieve kunstbeoefening (VAK) in aanmerking voor subsidies.
Activiteiten	Puntenverdeling	Voorbeelden
Eigen optreden/voorstelling De vereniging creëert een nieuwe artistieke productie en organiseert er een publieksactiviteit rond.	60 punten	Een muziekconcert, toneelvoorstelling, tentoonstelling.
Herneming optreden/voorstelling De vereniging herneemt een publieksactiviteit.	20 punten per herneming	Een 2de of 3de opvoering van een productie (muziek/toneel).
Optreden op uitnodiging: Eigen optreden van muziek- en toneelgroepen of andere verenigingen voor actieve kunstuitoefening op een publieke activiteit van derden. Hier uitgesloten: het opluisteren van de reguliere misvieringen door een koor.	4 punten	Opening van een publieksevenement, gastoptreden voor andere verenigingen.
Lessen actieve kunstbeoefening De vereniging organiseert zelf workshops/cursussen/lessen/vakantiekampen voor muziek, beeldende kunst, theater, woord... voor minimum 5 deelnemers. De leerkrachten zijn betaalde deskundigen met een diploma of getuigschrift in de materie waar ze les in geven. Een lessenreeks, ongeacht het aantal sessies, wordt beschouwd als één vormingsactiviteit.	25 punten per reeks	Wekelijkse muzieklessen, 10 creatieve ateliers, workshops voor scholen, vormingsweekends, muziekkampen en andere meerdaagse educatieve activiteiten.
Publieksactiviteit XL De vereniging organiseert zelf een meerdaagse grootschalige activiteit die de reguliere werking overstijgt. De activiteit duurt minstens 2 opeenvolgende dagen en brengt minstens 400 deelnemers op de been, verspreid over de volledige duur van het evenement.	70 punten	‘Publieksactiviteit XL’ is bedoeld voor uitzonderlijk grote activiteiten die niet via een projectsubsidie ondersteund worden.

Categorie 2 – Voor de volgende activiteiten komen enkel verenigingen voor cultuur en ontmoeting (VCO) in aanmerking voor subsidies.
Activiteit	Puntenverdeling	Voorbeelden
Cultuurorganisatie Een activiteit die een vereniging zelf inhoudelijk vormgeeft en organiseert: De vereniging werkt een culturele, vormende of gemeenschapsvormende activiteit uit en staat zelf in voor de inhoudelijke en praktische organisatie. De activiteit wordt gecommuniceerd enstaatopen voor leden én niet-leden. Een activiteit die meerdere keren wordt aangeboden aan verschillende groepen of doelgroepen, wordt beschouwd als één activiteit, ongeacht het aantal uitvoeringen.	7 punten	Een lezing, debat, workshop voor scholen, eigen concert, tentoonstelling, wandelzoektocht, quiz, kermis of buurtfeest, culturele daguitstap of een meerdaagse cultuurreis die door de vereniging zelf wordt uitgewerkt en georganiseerd.
Cultuurparticipatie De vereniging organiseert een groepsdeelname met minstens 15 personen aan een culturele, erfgoed-, educatieve of vormende activiteit die inhoudelijk door een andereorganisator wordt ingericht. De vereniging gaat in op een aanbod, en treedt hierbij op als initiatiefnemer of begeleider van de groepsdeelname. De activiteit wordt gecommuniceerd en staat open voor leden en niet-leden. Uitsluiting: De volgende activiteiten komen niet in aanmerking: ● Individuele sociale dienstverlening, ziekenbezoek ● Louter recreatieve uitstappen zonder aantoonbare culturele of vormende meerwaarde; (vb. een weekend naar zee) ● Groepsdeelname aan activiteiten van andere verenigingen waarvan inkomstenverwerving het hoofddoel is (zoals eetfestijnen, fuiven).	7 punten	Het aanbieden van een begeleide uitstap, een groepsbezoek aan een museum of tentoonstelling, een bedrijfs- of stadsrondleiding, gegidst bezoek aan een erfgoedsite, groepsdeelname aan een lezing, samen deelnemen aan een theatervoorstelling of concert dat georganiseerd is door een andere vereniging of organisatie.
Langdurige vormingsreeks of opleiding De vereniging biedt een educatieve, informatieve of vormende activiteit bestaande uit minstens 10 inhoudelijk samenhangende sessies. De cursus/reeks/opleiding wordt begeleid door een lesgever, spreker, docent, coach of gids. De activiteit wordt gecommuniceerd en staat open voor iedereen. Het hoofddoel van de activiteit is het aanleren of verdiepen van kennis, vaardigheden of competenties. Een langdurige vormingsreeks of opleiding wordt beschouwd als één vormingsactiviteit, ongeacht het aantal sessies.	25 punten per reeks	Een reeks taallessen, een jaaropleiding, een wekelijkse cursus, een langere reeks inhoudelijk samenhangende creatieve ateliers.
Kortdurende vormingsreeks De vereniging biedt een educatieve, informatieve of vormende activiteit aan, bestaande uit 3 tot 9 inhoudelijk samenhangende sessies, begeleid door een lesgever, spreker, docent, coach of gids. De activiteit wordt gecommuniceerd en staat open voor leden en niet-leden. Het hoofddoel van de activiteit is het aanleren of verdiepen van kennis, vaardigheden of competenties. Een kortlopende vormingsreeks wordt beschouwd als één vormingsactiviteit, ongeacht het aantal sessies binnen de reeks.	20 punten per reeks	Een reeks van 4 kookworkshops, een open ‘Academie’ van 6 sessies, een vormingsweekend
Eenmalige vormingsactiviteit De vereniging biedt een educatieve, informatieve of vormende activiteit bestaande uit één sessie, begeleid door een lesgever, spreker, docent, coach of gids. De activiteit wordt gecommuniceerd en staat open voor leden en niet-leden. Het hoofddoel van de activiteit is het aanleren of verdiepen van kennis, vaardigheden of competenties.	7 punten per activiteit	Een infosessie, initiatie of eenmalige workshop

Categorie 3– Voor de volgende activiteiten komen zowel verenigingen voor actieve kunstbeoefening (VAK) als verenigingen voor cultuur en ontmoeting (VCO) in aanmerking voor subsidies.
- Verenigingsactiviteiten en gemeenschapsvorming: De vereniging organiseert activiteiten die bijdragen aan ontmoeting, verbondenheid en de werking van de vereniging zelf. Het zijn de typische gemeenschapsvormende verenigingsactiviteiten of ledenactiviteiten. Deze kunnen openstaan voor leden én niet-leden. - Voor VCO-verenigingen die vormende activiteiten aanbieden: Activiteiten waarbij het aanleren of verdiepen van kennis, vaardigheden of competenties het hoofddoel is, worden beschouwd als vormingsactiviteiten en vallen onder categorie 2. Activiteiten waarbij ontmoeting, ontspanning, gezamenlijke beoefening of vrijetijdsbesteding het hoofddoel is, vallen onder categorie 3.

Criterium	Puntenverdeling	Voorbeelden
Verenigingsactiviteiten en gemeenschapsvorming. Open voor leden en niet-leden. ● Afzonderlijke activiteit (1-4 keer) Een afzonderlijke activiteit die openstaat voor leden en niet-leden. ● Cyclus Een cyclus van 5 tot en met 10 dezelfde of sterk gelijkaardige verenigingsactiviteiten, al dan niet met dezelfde deelnemers. ● Regelmatige verenigingsactiviteiten Meer dan 10 dezelfde of sterk gelijkaardige verenigingsactiviteiten per werkingsjaar, met een maximum van 50 punten per werkingsjaar.	7 punten per activiteit 20 punten per samenhangende cyclus 1 punt per activiteit. Maximum van 50 punten per werkjaar.	Paaseierenraap voor gezinnen, ontspannende feestactiviteiten, clubuitstap. Een reeks (re)creatieve hobbyactiviteiten zoals knutselen. Regelmatige oefenmomenten of repetities; wekelijkse kaartnamiddagen; beweeg- of welzijnsactiviteiten zoals wandelen of ontspannende yogasessies; muzikaal opluisteren van wekelijkse misvieringen of begrafenissen
Ledenwerking Om de continuïteit en omvang van de reguliere jaarwerking extra te waarderen, worden punten toegekend op basis van het aantal leden: 0 – 24 leden 25 – 49 leden 50 – 99 leden 100 – 200 leden 200 of meer leden	5 punten 10 punten 15 punten 20 punten 25 punten
UiTPAS Om deelname aan vrijetijdsparticipatie te stimuleren worden bijkomende punten toegekend aan verenigingen die gebruikmaken van UiTPAS. Deze bonuspunten voor UiTPAS-partners kunnen maximaal éénmaal per vereniging per werkingsjaar worden toegekend.	50 punten

Artikel 6. Controle

§1. Het college van burgemeester en schepenen kan op elk moment controle uitoefenen op de naleving van dit reglement en op de juistheid van de ingediende aanvragen.

§2. Indien na controle door een bevoegd ambtenaar blijkt dat een vereniging foutieve of fictieve gegevens opgaf, kan het college van burgemeester en schepenen de betrokken vereniging voor 2 jaar uitsluiten van deze subsidiëring en de genoten subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.

§3. Het college van burgemeester en schepenen kan de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen indien blijkt dat de subsidie niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend, de vereniging onjuiste of valse informatie heeft verstrekt, of de wetgeving niet naleeft.

Artikel 7. Beslissing, betwisting en uitbetaling

§1. Bij betwisting over de (niet-)toekenning van subsidies kan de vereniging binnen een termijn van één maand een bezwaarschrift richten aan het college van burgemeester en schepenen.

§2. Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de 3 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift.

Artikel 8. Inwerkingtreding, opheffingsbepalingen en overgangsmaatregelen

§1. Dit reglement treedt in werking op 29 oktober 2026.

§2. Het reglement voor de erkenning en subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen van Bierbeek, goedgekeurd door de gemeenteraad van 7 november 2013 wordt op 29 oktober 2026 opgeheven.

§3. Voor het eerste werkingsjaar kan het college van burgemeester en schepenen praktische overgangsmaatregelen vaststellen met betrekking tot de communicatie, aanvraagprocedure en indieningstermijnen. Deze maatregelen worden tijdig bekendgemaakt.