OPENBARE ZITTING

Beslissing

MOTIVERING

Juridische gronden

De gemeenteraad is bevoegd op basis van de artikelen 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.

Feiten en context

Op 7 mei 2015 keurde de gemeenteraad het subsidiereglement voor de Bierbeekse jeugdverenigingen goed.

Adviezen

De jeugdraad verleende een gunstig advies op 20 mei 2026.

Argumentatie

Zowel vanuit de administratie als vanuit de jeugdverenigingen kwam de vraag naar een nieuw, eenvoudiger subsidiereglement met minder administratieve lasten.

Kadervorming kon in het huidig reglement slechts één keer per jaar worden uitbetaald en zorgde voor onvoorspelbaarheid voor de jeugdverenigingen naargelang de hoeveelheid aanvragen van individuele burgers. Daarom wordt hier een apart reglement voor voorzien dat losstaat van de jeugdverenigingen.

Het budget voor kampvervoer was niet meer toereikend en zou in de toekomst blijven stijgen. Bovendien is dit weinig duurzaam en werden de jeugdverenigingen niet gestimuleerd om te zoeken naar alternatieven.

Hoewel zij geen echte ledenwerking hebben, viel het jeugdhuis onder hetzelfde reglement als de jeugdverenigingen.

Met het nieuwe reglement wordt gestreefd naar:

●        minder administratieve last voor de verenigingen

●        motiveren van de begeleiding voor het volgen van vorming

●        motiveren van voldoende openingsmomenten en activiteiten in het jeugdhuis

●        ondersteunen van de verenigingen die de UiTPAS aanbieden

●        ondersteunen van de kampen en het kampvervoer.

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen

STEMMING :

Eenparig aangenomen.
 

BESLUIT

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het onderstaande reglement gemeentelijke werkingssubsidies voor erkende Bierbeekse jeugdverenigingen goed.

REGLEMENT GEMEENTELIJKE WERKINGSSUBSIDIES VOOR ERKENDE
BIERBEEKSE JEUGDVERENIGINGEN

Artikel 1. Definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

●        Jeugdvereniging: Jeugdverenigingen bieden gestructureerde activiteiten aan met een specifiek vrijetijdsaanbod voor kinderen en jongeren van 3 tot 30 jaar. Zij hebben als doel ontwikkeling, ontmoeting, spel, creativiteit en participatie aan te moedigen. De vereniging wordt gedragen door vrijwilligers. We onderscheiden hierbij enerzijds erkende jeugdbewegingen en anderzijds het open jeugdwerk zoals jeugdhuizen.

●        Lid: Een kind of jongere tussen 3 en 30 jaar die is aangesloten bij een erkende jeugdvereniging en deelneemt aan de activiteiten van de vereniging gedurende het werkingsjaar. Ook de leiding telt hier dus mee.

●        Kamp: Meerdaagse activiteit met minstens 2 opeenvolgende overnachtingen die plaatsvindt buiten de gebruikelijke lokalen of omgeving van de jeugdbeweging, en die gericht is op spel, ontmoeting, groepsvorming en ontspanning.

●        Ervaren begeleiding: Een actieve begeleider die in het bezit is van een door de Vlaamse overheid erkend attest van animator, hoofdanimator of instructeur in het jeugdwerk of die gedurende minstens 3 werkingsjaren actief geweest is als begeleider binnen erkend jeugdwerk.

●        Activiteit: Elk georganiseerd aanbod van de jeugdbeweging dat gericht is op de ontplooiing, ontmoeting en actieve deelname van haar leden voorzien door begeleiding. Een weekend gericht op de leiding wordt niet meegerekend, opbrengstactiviteiten waar alle leden aan kunnen deelnemen wel.

●        Podiumkansen jong talent: Publieke activiteiten waarbij jongeren de mogelijkheid krijgen artistiek of creatief werk voor publiek te presenteren.

●        Werkingsjaar: Een vaste periode van twaalf opeenvolgende maanden waarop de werking van de jeugdvereniging betrekking heeft, en waarbinnen activiteiten, ledenaantallen en begeleiders worden geregistreerd voor de toepassing van dit reglement. Tenzij anders bepaald, loopt een werkingsjaar van 1 september tot en met 31 augustus van het daaropvolgende jaar.

●        UiTPAS: De persoonlijke, digitale spaar- en kortingskaart voor vrijetijdsactiviteiten, die door de gemeente wordt gebruikt voor punten-sparen en het verlenen van het kansentarief aan kwetsbare doelgroepen.

Artikel 2. Toepassingsgebied

Dit reglement beschrijft hoe volgende subsidies worden toegekend aan jeugdverenigingen:

●        Werkingssubsidie, bestaande uit een basissubsidie, een variabele subsidie en een kampsubsidie

●        Kampvervoer

●        Infrastructuursubsidie

Artikel 3. Voorwaarden

§1. Enkel erkende jeugdverenigingen komen in aanmerking voor een subsidie.

§2. De vereniging verbindt zich ertoe de verkregen subsidie uitsluitend te gebruiken voor de werking en/of projecten waarvoor de subsidie verkregen werd.

Artikel 4. Aanvraagprocedure 

§1. Een vereniging dient ten laatste op 30 september een subsidieaanvraag in voor de werkingssubsidie en de subsidie voor kampvervoer, beide van het voorgaande werkingsjaar, voorzien van de vereiste bewijsstukken, via het online formulier. Andere indieningsvormen worden niet aanvaard.

§2. De aanvrager ontvangt een bevestiging als de subsidieaanvraag goed ontvangen is.

§3. Het niet tijdig indienen van een aanvraag sluit de aanvrager uit van subsidiëring, tenzij het college anders beslist op basis van gemotiveerde overmacht.

§4. Het college van burgemeester en schepenen beslist tot het al dan niet toekennen van de subsidies in dit reglement. De beslissing wordt meegedeeld aan de vereniging.

§5. De uitbetaling van de subsidies gebeurt door middel van overschrijving op de bankrekening op naam van de vereniging na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen.  De vereniging verbindt zich ertoe elke wijziging van haar rekeningnummer onmiddellijk en schriftelijk mee te delen aan de gemeente.

§6. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 5. Werkingssubsidie 

§1. Jeugdverenigingen kunnen aanspraak maken op een werkingssubsidie zodat ze zelfstandig een kwalitatieve werking kunnen uitbouwen. Deze werkingssubsidie bestaat uit een basissubsidie, een variabele subsidie en een kampsubsidie.

§2. De subsidies vermeld in dit reglement worden toegekend binnen de grenzen van de voorziene kredieten. Indien het totaal van de goedgekeurde aanvragen het beschikbare krediet overschrijdt, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen de subsidiebedragen proportioneel te verminderen.

§3. Van de jaarlijks beschikbare kredieten voor de werkingssubsidie van de jeugdverenigingen wordt het budget verdeeld onder de verschillende deelsubsidies als volgt:

●        15% basissubsidie

●        45% variabele subsidie

●        40% kampsubsidie

§4. Het bedrag van de basissubsidie wordt gelijk verdeeld onder de jeugdverenigingen met een actieve werking het voorbije werkingsjaar die een aanvraag indienen en voldoen aan de voorwaarden van dit reglement. Startende jeugdverenigingen die erkend zijn maar nog geen actieve werking in het voorbije werkjaar hadden, kunnen éénmalig een beroep doen op de basissubsidie.

§5. Het bedrag van de variabele subsidie wordt verdeeld volgens een puntensysteem.

●        Waarde van 1 punt = het beschikbare subsidiebedrag / het totaal aantal punten van alle aanvragers.

●        Vervolgens wordt die waarde vermenigvuldigd met het aantal punten dat aan een aanvrager wordt toegekend.

De punten worden toegekend volgens onderstaande criteria. Deze zijn verschillend voor een jeugdbeweging en een jeugdhuis.

§6. Het bedrag van de kampsubsidie wordt verdeeld volgens een puntensysteem. Elke jeugdbeweging kan slechts één kamp per jaar aangeven. Indien verschillende groepen van dezelfde jeugdbeweging op een andere locatie of moment gaan, wordt dit gezien als één kamp.

De kampsubsidie wordt berekend op basis van een puntensysteem. De vereiste bewijsstukken zijn een aanwezigheidslijst met de data van het kamp.

De punten en toe te kennen bedragen worden berekend op basis van de volgende formule:

○         A = aantal leden en leiding dat actief deelneemt aan het kamp

○         B = aantal overnachtingen

○         C = aantal punten van een jeugdbeweging = A x B

○         D = totaal aantal punten van alle jeugdbewegingen c1 + c2 + c3 + ….

○         X = Waarde van 1 punt = beschikbare bedrag /  D

●        Het aantal dagen waarop enkel leiding aanwezig is, telt niet mee.

●        Het aantal kampdagen kan verschillen naargelang de leeftijdscategorie van de deelnemers. In dit geval wordt het puntentotaal per leeftijdscategorie berekend, waarna de punten worden samengeteld tot het totaal aantal punten van die jeugdbeweging.

●        Het beschikbare bedrag gedeeld door het totaal aantal punten van alle aanvragen (D) geeft de waarde van 1 punt aan. Het aantal punten van een jeugdbeweging vermenigvuldigd met de waarde van 1 punt is het bedrag kampsubsidie voor die jeugdbeweging

Artikel 6. Kampvervoer

§1. Jeugdbewegingen kunnen aanspraak maken op een subsidie voor hun kampvervoer. Het gaat dan over vervoer van kampmateriaal van en naar de kampplaats op Belgisch grondgebied.

§2. Om in aanmerking te komen voor een subsidie kampvervoer moet het kamp minimum 4 opeenvolgende overnachtingen tellen. Elke jeugdbeweging kan slechts voor één kamp deze subsidie aanvragen.

§3. De subsidie bedraagt 90% van de aangetoonde onkosten bewezen met facturen of betalingsbewijzen met een maximum van 3000 euro per jeugdbeweging.

§4. Indien na verwerking van de ingediende aanvragen blijkt dat er een financieel overschot rest op het budget Kampvervoer, wordt dit automatisch overgedragen naar de kredieten van de werkingssubsidies jeugd.

Artikel 7: Infrastructuursubsidie

§1. Jeugdbewegingen of vzw’s met als hoofddoel het beheren van infrastructuur van erkende jeugdverenigingen kunnen aanspraak maken op een specifieke subsidie voor infrastructuurwerken aan hun lokalen en terreinen die zij gebruiken of beheren voor hun werking. Zij komen in aanmerking voor deze subsidie als het gebouw en/of het terrein waarvoor de subsidie aangevraagd wordt, dient voor het ontplooien van een jeugdwerking en gelegen is op het grondgebied van Bierbeek.

§2. Onder infrastructuurwerken wordt verstaan:

●        Onderhouds- of verbouwingswerken: dit zijn onderhouds- of aanpassingswerken aan het gebouw en/of terrein met als doel om het gebouw en/of terrein uit te breiden, te vernieuwen of algemeen te verbeteren.

●        Investering in toegankelijkheid: dit zijn investeringen aan het gebouw en/of terrein specifiek ter verbetering van de toegankelijkheid voor bv personen met een beperking.

●        Investering in duurzaamheid: dit zijn investeringen aan het gebouw en/of terrein specifiek ter verbetering van de duurzaamheid.

§3. De subsidie bedraagt 60% van de aanvaarde kosten met een maximum van 5000 euro aan te vragen over een periode van 3 jaar.

§4. Minstens 4 maanden voor de aanvang van de werken worden de plannen, het doel en de verwachtte kosten voorgelegd aan de administratie. Het college van burgemeester en schepenen (CBS) neemt hierover een beslissing, die via de administratie wordt gecommuniceerd aan de jeugdbewegingen.

§5. De uitbetaling van de subsidie gebeurt na voorlegging van de facturen, eventueel in schijven.

§6. Indien blijkt dat de kostprijs van de werken hoger gaat uitvallen dan geraamd in de oorspronkelijk aanvraag, moet de administratie zo snel mogelijk op de hoogte gebracht worden.

Artikel 8. Controle

§1. Het college van burgemeester en schepenen kan op elk moment controle uitoefenen op de naleving van dit reglement en op de juistheid van de ingediende aanvragen.

§2. Indien na controle door een bevoegd ambtenaar blijkt dat een vereniging foutieve of fictieve gegevens opgaf, kan het college van burgemeester en schepenen de betrokken vereniging voor 2 jaar uitsluiten van deze subsidiëring en de genoten subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.

§3. Het college van burgemeester en schepenen kan de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen indien blijkt dat de subsidie niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend, de vereniging onjuiste of valse informatie heeft verstrekt, of de wetgeving niet naleeft.

Artikel 9. Betwistingen

§1. Bij betwisting over de (niet-)toekenning van subsidies kan de vereniging binnen een termijn van één maand na de kennisgeving van de beslissing een bezwaarschrift richten aan het college van burgemeester en schepenen.

§2. Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de 3 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift.

Artikel 10. Inwerkingtreding en opheffingsbepalingen

Dit reglement treedt in werking op 29 oktober 2026 en is van toepassing vanaf werkingsjaar 2026-2027.

Het subsidiereglement voor de Bierbeekse jeugdverenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 7 mei 2015, wordt op 29 oktober 2026 opgeheven.