OPENBARE ZITTING

Beslissing

MOTIVERING

Juridische gronden

De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40, § 3 en artikel 41 van het decreet lokaal bestuur.

Feiten en context

De gemeente Bierbeek beschikt momenteel over afzonderlijke erkenningsreglementen voor sportverenigingen, jeugdverenigingen en sociaal-culturele verenigingen.

In het kader van een vereenvoudiging en actualisering van het vrijetijdsbeleid werd een nieuw geïntegreerd erkenningsreglement uitgewerkt dat deze drie bestaande reglementen vervangt.

Adviezen

De ontwerptekst werd besproken met de betrokken adviesraden.

●        De Cultuurraad verleende een gunstig advies op 2 juni 2026

●        De Sportraad verleende een gunstig advies op 11 mei 2026

●        De Jeugdraad verleende een gunstig advies op 20 mei 2026

Argumentatie

Verenigingen en vrijwilligers leveren een belangrijke bijdrage aan de leefbaarheid, sociale cohesie en het gemeenschapsleven in Bierbeek. Het lokaal bestuur wenst deze initiatieven blijvend te ondersteunen via een transparant en toekomstgericht erkenningsbeleid.

De bestaande erkenningsreglementen zijn historisch gegroeid en verschillen onderling op diverse punten. Het nieuwe reglement brengt deze bepalingen samen in één uniform kader.

Met het nieuwe erkenningsreglement wordt gestreefd naar:

●        een eenvoudiger en overzichtelijker erkenningssysteem;

●        een grotere uniformiteit tussen de verschillende vrijetijdsdomeinen;

●        een meer open en toegankelijke erkenningsprocedure;

●        een sterker participatiegericht beleid;

●        een betere afstemming op de digitale ontwikkelingen, waaronder het Verenigingsloket;

●        de erkenning van nieuwe vormen van lokaal engagement via de introductie van de categorie "organisatoren".

De nieuwe categorie "organisatoren" maakt het mogelijk om ook niet-commerciële initiatieven zonder doorlopende verenigingswerking, maar met een duidelijke maatschappelijke meerwaarde voor Bierbeek, als erkende partner van het lokaal bestuur te beschouwen.
 

Aan een erkenning kunnen geen automatische of onvoorwaardelijke rechten worden ontleend op subsidies, materiaalgebruik, zaalgebruik, voorrang of andere voordelen.

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen

STEMMING :

Eenparig aangenomen.
 

BESLUIT

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het onderstaande reglement voor de erkenning van Bierbeekse jeugd-, sport-, sociaal-culturele verenigingen en organisatoren goed.
 

REGLEMENT VOOR DE ERKENNING VAN BIERBEEKSE JEUGD-, SPORT-, SOCIAAL-CULTURELE VERENIGINGEN EN ORGANISATOREN
 

Artikel 1. Definities  

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:  

●        Vereniging: een duurzaam georganiseerd initiatief zonder winstoogmerk dat een doorlopende eigen werking ontplooit binnen het domein jeugd, sport of sociaal-cultureel waaraan iedereen kan deelnemen. De werking wordt hoofdzakelijk gedragen door vrijwilligers. 

○         Jeugdvereniging: een vereniging die in hoofdzaak een gestructureerd vrijetijdsaanbod organiseert voor kinderen en jongeren van 3 tot 30 jaar, met als doel ontmoeting, spel, ontwikkeling, creativiteit en participatie te stimuleren.

○         Sociaal-culturele vereniging: Een vereniging die in hoofdzaak binnen de vrije tijd inzet op sociaal-culturele participatie via ontmoeting en gemeenschapsvorming, niet-formele vorming of educatie, culturele expressie of beleving, of maatschappelijk engagement.
Niet-limitatieve voorbeelden zijn: amateurkunstenverenigingen (zoals muziekverenigingen, koren en toneelverenigingen), erfgoed- en heemkundige verenigingen, verenigingen rond lezingen en vorming, hobby- en interesseverenigingen, buurt- en gemeenschapswerkingen en sociaal-artistieke initiatieven.

○         Sportvereniging: een vereniging die in hoofdzaak sportbeoefening en sportorganisatie mogelijk maakt via een geregelde sportieve werking. De vereniging organiseert activiteiten rond één of meer sporten of sportactiviteiten die voorkomen op de sporttakkenlijst van Sport Vlaanderen of worden aangeboden door een erkende Vlaamse sportfederatie of een erkende Vlaamse organisatie voor sportieve vrijetijdsbesteding.

●        Organisator: een niet-commercieel initiatief zonder winstverdelingsoogmerk dat hoofdzakelijk één of meer publiek toegankelijke activiteiten of evenementen organiseert in Bierbeek, zonder doorlopende en open eigen basiswerking doorheen het jaar. Een organisator kan een feitelijke vereniging of samenwerkingsverband van meerdere personen zijn.

●        Verenigingsloket: een digitaal platform van de Vlaamse overheid dat informatie en dienstverlening aan verenigingen wil vereenvoudigen en centraliseren. Op die manier vermindert de administratieve last voor zowel de verenigingen als de lokale besturen en Vlaamse overheidsdepartementen die de dienstverlening aanbieden.

●        Online vindbaar: het beschikken over een publiek toegankelijk digitaal kanaal waarop de vereniging of organisator minstens haar contactgegevens, beschrijving van het aanbod en locatie kenbaar maakt. Dit kanaal kan bestaan uit: een eigen website of een publieke sociale mediapagina of een publieke vermelding op een externe website zoals koepelorganisatie of gemeentelijke databank.

Artikel 2. Doelstelling

De gemeente Bierbeek wil lokale verenigingen ondersteunen als blijk van appreciatie voor hun maatschappelijk belang. Een erkenning bevestigt dat een vereniging of organisator een erkende partner is van het lokaal bestuur en kan, onder de voorwaarden van afzonderlijke reglementen, toegang geven tot ondersteuning.

Artikel 3. Duurtijd

Een erkenning geldt voor een periode van maximaal 6 jaar, die eindigt op 31 december van het tweede jaar van een nieuwe legislatuur.

Artikel 4. Erkenningsvoorwaarden

Om erkend te worden als vereniging of organisator moet de aanvrager voldoen aan de volgende voorwaarden:

●        De vereniging en organisator heeft de vorm van een feitelijke vereniging of een vereniging zonder winstoogmerk (vzw). Ze mag inkomsten en overschotten realiseren, maar deze moeten uitsluitend worden aangewend om het belangeloos maatschappelijk doel van de vereniging te verwezenlijken.

●        De vereniging heeft een open karakter zodat iedereen lid kan worden of kan deelnemen aan de hoofdactiviteiten van de vereniging op voorwaarde dat men de reglementen en doelstellingen van de vereniging naleeft. Beperkingen in deelname zijn enkel toegestaan om organisatorische redenen en worden duidelijk gecommuniceerd.

●        De vereniging of organisator heeft een actieve werking of kan aantonen van plan te zijn een actieve werking te ontplooien op het grondgebied van Bierbeek. Als kan aangetoond worden dat er onvoldoende of geen aangepaste accommodatie aanwezig is op het gemeentelijk grondgebied, dan moet de link met Bierbeek worden beschreven.

●        De vereniging of organisator is online vindbaar met contactgegevens, beschrijving van het aanbod en locatie van de activiteiten.

●        De vereniging en organisator is vanaf 2027 geregistreerd in het Verenigingsloket. De gegevens in het verenigingsloket worden door de vereniging of organisator minstens 1 keer per jaar gecontroleerd en, indien nodig, geactualiseerd.
 

●        Een vereniging kan slechts binnen 1 domein erkend worden: jeugd, sport of sociaal-cultureel.

Artikel 5. Uitsluitingen

Volgende organisaties komen niet in aanmerking voor erkenning:

●        Verenigingen of organisatoren met als hoofddoel het verspreiden van politieke boodschappen;

●        Verenigingen die deel uitmaken van een commerciële keten;

●        Organisaties waarvan de werking hoofdzakelijk ondersteunend is aan een andere instelling, vereniging of organisatie en die geen zelfstandige sociaal-culturele, sportieve of jeugdwerking ontplooien;

●        Overkoepelende verenigingen en federaties zonder eigen lokale werking in Bierbeek;

●        Beroepsverenigingen en vakbonden;

●        Serviceclubs;

●        Andere initiatieven die in hoofdzaak gericht zijn op privévoordeel of op een louter commercieel belang.

Artikel 6. Aanvraagprocedure

●        Indienen gebeurt enkel via het daartoe voorziene online formulier.

●        Een erkenningsaanvraag moet uiterlijk 1 oktober van het tweede jaar van een nieuwe legislatuur ingediend zijn.

●        Een niet-erkende vereniging of organisator kan op elk moment een erkenning aanvragen.

●        Bij de aanvraag worden minstens volgende gegevens aangeleverd:

○         Naam vereniging of organisator;

○         De V-code van de vereniging of organisator zoals geregistreerd in het Verenigingsloket;

○         Website en/of sociale media;

○         Type vereniging: sociaal-cultureel, sport, jeugd of organisator met daarbij beschrijving van doel, doelgroep, aanbod en locatie;

○         Rechtsvorm van de vereniging of organisator: feitelijke vereniging of vereniging zonder winstoogmerk (vzw);

○         Gegevens van minstens twee contactpersonen: naam, e-mailadres en telefoonnummer;

○         De link met Bierbeek, indien de vereniging of organisator geen actieve werking heeft in Bierbeek.

●        Als het dossier onvolledig is, wordt dit aan de vereniging of organisator gemeld en kan bijkomende informatie worden opgevraagd. De vereniging of organisator heeft in dit geval vier weken de tijd om zich in regel te stellen. 

Artikel 7. Beslissing over de erkenning

●        De administratie onderzoekt de erkenningsaanvraag op volledigheid, ontvankelijkheid en inhoudelijke overeenstemming met dit reglement.

●        De dienst vrije tijd legt de erkenningsaanvraag, voorzien van advies, voor aan het college van burgemeester en schepenen.

●        Het college van burgemeester en schepenen beslist over de erkenningsaanvraag. De vereniging of organisator wordt schriftelijk of via e-mail op de hoogte gebracht van deze beslissing.

●        De betrokken adviesraden ontvangen een overzicht van de erkende verenigingen en organisatoren.

Artikel 8. Gevolgen van de erkenning

●        De erkenning bevestigt dat een vereniging of organisator een erkende partner is van de gemeente Bierbeek binnen het vrijetijdsbeleid.

●        De erkenning geldt als voorwaarde om in aanmerking te komen voor de ondersteuningsvormen die de gemeente toekent aan erkende verenigingen of organisatoren.

●        Elke erkende vereniging of organisator kan, mits naleving van de geldende procedure en termijnen, activiteiten aankondigen via de gemeentelijke communicatiekanalen, waaronder de UiT-agenda in de In&Uit Bierbeek en de UiT-agenda op de website van de borre, op voorwaarde dat deze activiteiten tijdig en correct werden ingevoerd in de UiT-databank.

●        Elke erkende vereniging of organisator kan in haar werking worden versterkt via initiatieven vanuit de dienst vrije tijd.

●        De aard van de overige ondersteuning en de voorwaarden voor toekenning ervan worden vastgelegd in afzonderlijke gemeentelijke reglementen.

●        Aan een erkenning kunnen geen automatische of onvoorwaardelijke rechten worden ontleend op subsidies, materiaalgebruik, zaalgebruik, voorrang of andere voordelen.

Artikel 9. Einde en verlies van erkenning

Aan de erkenning komt automatisch een einde op 31 december van het tweede jaar van een nieuwe legislatuur.

Het college van burgemeester en schepenen kan de verleende erkenning terug intrekken indien:

●        een vereniging of organisator niet langer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden;

●        er bewust onjuiste informatie werd bezorgd;

●        er geen gevolg werd gegeven aan een oproep tot indienen van extra en/of correcte informatie;

●        de activiteiten of handelingen van de vereniging of organisator zijn in strijd met dit reglement, de wet, het algemeen belang of de openbare orde;

●        een vereniging of organisator haar werking stopzet.

Wanneer er een mogelijke reden tot intrekking van de erkenning vastgesteld wordt, dan zal de vereniging of organisator hiervan schriftelijk in kennis gesteld worden via e-mail. In deze kennisgeving worden de vastgestelde reden(en), de mogelijke gevolgen en de mogelijkheid voor de vereniging of organisator om te worden gehoord uitdrukkelijk vermeld.

Het college van burgemeester en schepenen neemt uiterlijk binnen een termijn van 30 dagen na deze kennisgeving een gemotiveerde beslissing.

De erkenning vervalt na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen. De administratie brengt de vereniging of organisator op de hoogte van deze beslissing.

Artikel 10. Betwisting

Bij betwisting over de niet-toekenning of intrekking van de erkenning, kan de vereniging of organisator binnen een termijn van 1 maand na de kennisgeving van de beslissing een bezwaarschrift richten aan het college van burgemeester en schepenen.

Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de 3 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift. In die periode blijft de beslissing van het college gelden.

Artikel 11. Inwerkingtreding en opheffingsbepalingen

Dit nieuwe reglement treedt in werking op 29 oktober 2026.

Onderstaande reglementen worden op 29 oktober 2026 opgeheven:

●        Reglement voor de erkenning van Bierbeekse sportverenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad in de zitting van 25 juni 2009, voor wat betreft de erkenningsbepalingen;

●        Reglement voor de erkenning en de subsidiëring van sociaal-culturele verenigingen van Bierbeek, goedgekeurd door de gemeenteraad in de zitting van 7 november 2013, voor wat betreft de erkenningsbepalingen;

●        Reglement voor de erkenning van Bierbeekse jeugdverenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad in de zitting van 7 mei 2015, voor wat betreft de erkenningsbepalingen.
 

Artikel 12. Overgangsmaatregel

De erkenningen van verenigingen die op het moment van de inwerkingtreding van dit reglement reeds erkend zijn op basis van één van de voorgaande erkenningsreglementen, blijven behouden tot en met 31 januari 2027.
 

Deze verenigingen moeten uiterlijk op 1 december 2026 een nieuwe erkenningsaanvraag indienen overeenkomstig de bepalingen van dit reglement. De aanvraag wordt ingediend via het daartoe voorziene online formulier.
 

Voor organisatoren en andere niet-erkende verenigingen blijft artikel 6 van dit reglement van toepassing.