OPENBARE ZITTING

Beslissing

MOTIVERING

Juridische gronden

De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40, § 3 en artikel 41 van het decreet lokaal bestuur.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

Feiten en context

Het huidige zaalverhuurreglement werd door de gemeenteraad goedgekeurd op 29 juni 2023.

De gemeente stelt verschillende culturele, sport- en vergaderaccommodaties ter beschikking. Daarnaast wordt ook infrastructuur van de gemeentelijke basisschool ’t Klavertje Bierbeek gebruikt voor buitenschoolse activiteiten en vakantieaanbod. Deze schoolinfrastructuur wordt voortaan structureel opgenomen in het zaalverhuurreglement, zodat één actuele regeling geldt voor de gemeentelijke sport-, cultuur- en schoolinfrastructuur.

De toepassing van het bestaande reglement heeft aangetoond dat een aantal bepalingen verduidelijking of actualisering nodig heeft. Daarnaast worden de huurprijzen aangepast.

De belangrijkste wijzigingen zijn:

●        Eén regeling voor sport-, cultuur- en schoolinfrastructuur. De turnzaal, refter en speelplaats van de gemeentelijke basisschool ’t Klavertje Bierbeek worden mee opgenomen in het reglement. Voor het gebruik van de schoolinfrastructuur worden specifieke gebruikersvoorwaarden en tarieven vastgelegd. Voor vakantieaanbod geldt bovendien als voorwaarde dat de organisator bij de aanvraag een actieve partner is van UiTPAS-regio Leuven.

●        Een vereenvoudiging van de categorieën. Erkende Bierbeekse jeugdwerkinitiatieven en jeugdafdelingen van erkende Bierbeekse verenigingen worden voor de culturele infrastructuur niet langer als een afzonderlijke tariefcategorie behandeld, maar vallen onder de categorie van de erkende Bierbeekse verenigingen. Het ontwerpreglement brengt hen samen in categorie 2.

●        Een gerichter gebruik van het voordelige tarief voor gemeenschapsvormende activiteiten. Het afzonderlijke verlaagde tarief voor culturele of gemeenschapsvormende activiteiten geldt voortaan uitsluitend voor erkende Bierbeekse verenigingen.

●        Een actualisering van de huurprijzen. De meeste tarieven voor de culturele zalen en de sportinfrastructuur stijgen met ongeveer 20 %.

●        Een sterkere prijsaanpassing voor de Bremtkapel. Voor bepaalde gebruikerscategorieën stijgt het tarief van de Bremtkapel met ongeveer 30 %. Voor erkende Bierbeekse verenigingen en inwoners van Bierbeek blijft de stijging beperkter.

●        Duidelijkere voorwaarden voor het gebruik van voordelige tarieven. Het verenigingentarief geldt alleen wanneer de Bierbeekse vereniging de activiteit zelf organiseert en de kosten en eventuele opbrengsten volledig voor rekening en risico van de vereniging zijn.

●        Bijkomende boeteclausules bij misbruik. Wanneer ten onrechte gebruik wordt gemaakt van een voordelige tariefcategorie, wordt naast de herberekening volgens de correcte tariefcategorie een boete van 250 euro aangerekend. Dit geldt onder meer bij oneigenlijk gebruik van het verenigingentarief en wanneer het inwonerstarief wordt gebruikt voor activiteiten voor of door derden.

●        Een actualisering en verduidelijking van de gebruiksvoorwaarden. De bepalingen over onder meer veiligheid, verantwoordelijkheid, schoonmaak, toezicht, geluid, materiaalgebruik en praktische afspraken worden geactualiseerd en duidelijker gestructureerd.

●        Aanvullende voorwaarden voor de Bremtkapel. Het reglement bevat specifieke bepalingen over fuiven en dansfeesten, tenten en overkappingen, gebruik van de buitenruimte, foodtrucks en parkeren, met bijzondere aandacht voor de leefbaarheid van de omgeving.

Het aangepaste reglement treedt in werking op 1 januari 2027 en vervangt vanaf die datum het zaalverhuurreglement van 29 juni 2023.

Adviezen

De ontwerptekst werd besproken met de betrokken adviesraden.

●        De cultuurraad verleende een gunstig advies op 5 oktober 2026

●        De sportraad verleende een gunstig advies op 14 september 2026

●        De jeugdraad verleende een gunstig advies op 23 september 2026

Argumentatie

Het zaalverhuurreglement wordt geactualiseerd om te komen tot één duidelijk kader voor de sport-, cultuur- en schoolinfrastructuur.
 

De huurprijzen zijn al meer dan vijftien jaar niet geïndexeerd, terwijl de energie-, onderhouds- en exploitatiekosten sterk zijn gestegen. De gemeente blijft bovendien investeren in kwalitatieve, veilige en goed uitgeruste infrastructuur.
 

Uit een vergelijking met gelijkaardige infrastructuur van lokale besturen in de omgeving blijkt dat de tarieven in Bierbeek relatief laag zijn. Daarom wordt een beperkte actualisering van de tarieven voorgesteld, waarbij het lokale verenigingsleven bewust voordelig blijft huren.
 

Ook de gebruiksvoorwaarden worden verduidelijkt, onder meer voor veiligheid, geluid, schoonmaak, toezicht en het gebruik van de Bremtkapel.

Zo wordt een evenwicht gezocht tussen betaalbare infrastructuur voor gebruikers en een redelijke bijdrage in de stijgende kosten en investeringen van de gemeente.

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen

STEMMING :

Eenparig aangenomen.
 

BESLUIT

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt het onderstaand reglement voor de huur van gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur goed.

REGLEMENT VOOR DE HUUR VAN GEMEENTELIJKE VRIJETIJDSINFRASTRUCTUUR

1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Toepassingsgebied

De gemeente Bierbeek beschikt over de volgende culturele, sport- en schoolinfrastructuur:

§1. Sportinfrastructuur

De sportinfrastructuur in de borre bestaat uit:

●        Een sporthal, die kan worden opgesplitst in 4 units

●        Een gevechtssportzaal

●        Een dansstudio

●        Zes grote kleedkamers

●        Twee kleine kleedkamers (voor individuele gebruikers en scheidsrechters)

§2. Culturele en vergaderinfrastructuur

De culturele en vergaderinfrastructuur is verspreid over vier locaties:

De borre

●        Een theaterzaal (zaal: ongeveer 16,5 m × 15 m; podium: 13 m × 8 m, op het smalste deel 11 m), met foyer en toog, vijf kleedkamers, artiesten-sanitair en artiestenfoyer

●        Een polyvalente zaal op niveau 0

●        Een expohal op niveau 1

●        Drie vergaderlokalen op niveau 1

○        Lokaal 2: (4,6 m × 7,2 m; 33 m²)

○        Lokaal 3: (9,2 m × 4,6 m; 43,5 m²)

○        Lokaal 4: (9,2 m × 7,2 m; 67 m²)

In alle zalen is draadloos internet beschikbaar via wifi.

De Velpe

●        Een polyvalente zaal met keuken en toog

Het Buurthuis

●        Een polyvalente zaal met keuken en toog

●        Een klein vergaderlokaal

De Bremtkapel

●        Een polyvalente zaal

●        Een foyer met kitchenette

§3.Capaciteit van de zalen

De huurder mag de vermelde maximumcapaciteit niet overschrijden. Bij overschrijding kan de gemeente de activiteit zonder compensatie stilleggen en moet de huurder de zaal onmiddellijk laten ontruimen.

§4. Schoolinfrastructuur 't Klavertje Bierbeek

●        De turnzaal van de gemeentelijke basisschool van Bierbeek

●        De refter

●        De speelplaats

Artikel 2. Huurperiodes

§1.Culturele infrastructuur

Niet-vaste reservaties gebeuren per dag. Voor of na een dagreservatie kan een bijkomend dagdeel worden gereserveerd tegen een derde van de dagprijs.

§2.Sportinfrastructuur

De sportinfrastructuur kan per uur, per dag of per weekend worden gehuurd. Permanente reservaties worden per uur berekend.

§3. Schoolinfrastructuur

De schoolinfrastructuur kan alleen buiten de schooluren worden gehuurd.

Artikel 3. Categorieën

§1. De huurprijzen en voorwaarden zijn afhankelijk van de zaal, de huurtermijn en de categorie waartoe de huurder behoort.

§2. Voor de huur van de gemeentelijke infrastructuur gelden zes categorieën:

Artikel 4. Reserveren van de sport- en culturele infrastructuur

§1. Categorie 1 kan meer dan twaalf maanden vooraf reserveren.

§2. Personen en organisaties die behoren tot categorie 2 kunnen ten vroegste twaalf maanden vóór de activiteit reserveren. 

§3. Jaarlijks weerkerende activiteiten van Bierbeekse verenigingen krijgen voorrang op reguliere activiteiten. Jaarlijks weerkerende activiteiten zijn activiteiten die ieder jaar onder dezelfde vorm en rond dezelfde datum worden georganiseerd. Deze activiteiten kunnen worden vastgelegd van zodra het seizoen van cc de borre is vastgelegd. Elke vereniging kan dit per seizoen slechts voor één activiteit vastleggen.

§4. Bij ontvangst van twee of meer aanvragen voor de organisatie van een jaarlijks weerkerende activiteit voor dezelfde periode, gaat de administratie in overleg met de aanvragers voor het vinden van een oplossing.

Bij gebrek aan akkoord wordt rekening gehouden met de aard en het maatschappelijke of culturele belang van de activiteit en met eerdere toekenningen van een eerste keuze. Als geen vergelijk wordt gevonden, beslist het college van burgemeester en schepenen na advies van het diensthoofd Vrije Tijd. De gemotiveerde beslissing wordt meegedeeld.

§5. Personen en organisaties die behoren tot categorie 3 of 4 kunnen ten vroegste elf maanden vóór de activiteit reserveren.

§6. Reserveren kan tijdens de openingsuren van de vrijetijdsbalie, zoals vermeld op de gemeentelijke website. Telefonisch reserveren kan vanaf 9.00 uur.

BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR SPECIFIEKE HUURDERSCATEGORIEËN

Artikel 5. Verenigingentarief

§1. Het tarief van categorie 2 geldt alleen voor activiteiten die de in Bierbeek gevestigde vereniging zelf organiseert en waarvan alle kosten en eventuele opbrengsten volledig voor rekening en risico van die vereniging zijn.

§2. Activiteiten die geheel of gedeeltelijk worden georganiseerd door of voor koepelorganisaties, samenwerkingsverbanden of bovenlokale structuren - zoals verbondelijke, gewestelijke, provinciale of nationale congressen, bijeenkomsten of evenementen - komen niet in aanmerking voor categorie 2 en worden in de toepasselijke hogere tariefcategorie ingedeeld.

§3. Als categorie 2 onterecht werd toegepast, wordt bij een vastgestelde inbreuk een boete van € 250 aangerekend. Daarnaast blijven de huurprijs volgens de juiste tariefcategorie en eventuele bijkomende kosten volgens dit reglement verschuldigd.

Artikel 6. Bierbeekse buurtcomités

Bierbeekse buurtcomités kunnen de culturele infrastructuur huren tegen de prijzen van categorie 2, onder de volgende voorwaarden:

●        Alleen de culturele infrastructuur kan tegen categorie 2 worden gehuurd.

●        Een polyvalente zaal kan maximaal eenmaal per jaar tegen dit tarief worden gehuurd, uitsluitend voor een activiteit waarvoor binnen het subsidiereglement voor buurtfeesten een toelage is toegekend.

●        De theaterzaal van de borre valt buiten deze regeling.

Artikel 7. Inwoners van Bierbeek en personeel

§1. Inwoners en personeelsleden van het lokaal bestuur behoren tot categorie 3. Het tarief van categorie 3 geldt alleen voor eigen gebruik en niet voor activiteiten door of voor derden, zoals familieleden, vrienden, kennissen of andere organisaties.

§2. Bij een vastgestelde inbreuk wordt een boete van € 250 aangerekend. Daarnaast blijven de huurprijs volgens de juiste tariefcategorie en eventuele bijkomende kosten volgens dit reglement verschuldigd.

RESERVEREN EN HUURVOORWAARDEN

Artikel 8. Reservaties van sport- en culturele infrastructuur

§1. Elke aanvraag verloopt via de vrijetijdsbalie van de borre: aan het onthaal, telefonisch (016 46 14 00) of per e-mail (info@deborre.be).

§2. De huurder en de gemeente Bierbeek sluiten een gebruiksovereenkomst. Die geeft recht op het gebruik van de gehuurde ruimte en omvat onder meer elektriciteit, gas en water.

§3. De gebruiker mag de zaal alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze werd gehuurd. Onderverhuur is verboden.

§4. Reservaties worden toegestaan in volgorde van aanvraag, behalve permanente reservaties van de sportinfrastructuur.

§5. De aanvraag wordt door een meerderjarige ingediend namens een bepaalde vereniging of organisatie, of in eigen naam.

§6. De reservatie is pas definitief nadat de overeenkomst tijdig ondertekend aan de vrijetijdsbalie is bezorgd en het volledige factuurbedrag vóór de vastgelegde datum is betaald per overschrijving, via Bancontact of contant aan de vrijetijdsbalie in de borre.

Artikel 9. Vaste reservaties van sport- en culturele infrastructuur

Sportinfrastructuur

§1. Voor een vaste reservatie wordt de zaal minimaal om de veertien dagen en minstens twaalf keer per seizoen gehuurd.

§2. Aanvragen voor vaste reservaties, tornooien en grote sportevenementen worden uiterlijk op 30 april vóór het volgende sportjaar schriftelijk bij het vrijetijdsonthaal van de borre ingediend. Een toewijzing geldt voor één sportjaar, van augustus tot eind juni. In juli is het sportcentrum gesloten.

§3. Voorrangsregels:

●        Groepsactiviteiten hebben voorrang op individuele activiteiten.

●        Specifieke binnensporten hebben voorrang op buitensporten.

●        Vaste reservaties hebben voorrang op occasionele reservaties, behalve bij grote sportevenementen of tornooien.

§4. Specifieke volgorde van voorrang:

●        Erkende Bierbeekse verenigingen, met inbegrip van erkende Bierbeekse jeugdwerkinitiatieven.

●        Bierbeekse basisscholen tijdens de gewone lesuren, buiten de vakantieperiodes.

●        Individuele inwoners van Bierbeek.

●        Bierbeekse basisscholen buiten de gewone lesuren

●        Sportverenigingen, scholen en individuele personen van buiten Bierbeek.

●        Andere gebruikers.

Het college van burgemeester en schepenen beslist over de vaste reservaties na advies van de sportraad. De aanvragers worden schriftelijk op de hoogte gebracht.

Culturele infrastructuur

§5. Een vaste reservatie tegen uurtarief is mogelijk voor de polyzaal van de borre, De Velpe, de feestzaal van Het Buurthuis en de Bremtkapel. Aanvragen verlopen via de vrijetijdsbalie: aan het onthaal, telefonisch of per e-mail.

§6. Per locatie wordt per vereniging maximaal één vaste verhuring van één dagdeel per week toegestaan.

Artikel 10. Volledige zaterdag- en weekendhuur van sportinfrastructuur

Alleen de gemeente, vzw Cultuurcentrum Bierbeek en erkende Bierbeekse verenigingen kunnen de sporthal of het volledige sportcomplex een volledige zaterdag, zondag of een volledig weekend huren, maximaal eenmaal per sportjaar.

Artikel 11. Prijzen van sport- en culturele infrastructuur

§1. De prijzen zijn afhankelijk van de zaal, de huurtermijn en de categorie waartoe de huurder behoort.

§2. Het verlaagde tarief voor culturele of gemeenschapsvormende activiteiten geldt uitsluitend voor erkende Bierbeekse verenigingen in categorie 2.

§3.Culturele infrastructuur – dagtarieven

Koffietafels

●        Theaterzaal: € 198

●        Bremtkapel: € 198

●        Andere zalen: €180

Toelichting

●        Opruimen betekent tafels en stoelen wegzetten.

●        Het podium kan voorafgaand aan een eigen voorstelling worden gehuurd als dit in de kalender past, en voor losse repetities maximaal drie maanden vooraf.

●        Schoonmaak omvat het nat reinigen van kleedkamers, podium en de vloer rond de tribune.

●        Voor erkende Bierbeekse verenigingen met een eigen productie zijn eenmaal per jaar drie repetities en één generale repetitie in de prijs inbegrepen.

§4. Sportinfrastructuur

Huur van een kleedkamer door individuele gebruikers: € 2,50.

Als de sporthal op één dag langer dan vier uur wordt gehuurd, geldt automatisch het dagtarief.

Artikel 12. Prijzen voor het gebruik van de schoolinfrastructuur ’t Klavertje Bierbeek

§1. De schoolinfrastructuur van de gemeentelijke basisschool van Bierbeek – turnzaal, refter en speelplaats - kan alleen buiten de schooluren worden gebruikt voor buitenschoolse activiteiten en vakantieaanbod. Het schoolgebruik heeft altijd voorrang.

§2. De schoolinfrastructuur kan uitsluitend worden gehuurd door het oudercomité, erkende Bierbeekse sportverenigingen en erkende aanbieders van buitenschoolse activiteiten.

Voor erkende aanbieders van buitenschoolse activiteiten wordt een onderscheid gemaakt tussen:

●        Erkende Bierbeekse aanbieders met maatschappelijke zetel in Bierbeek, erkend volgens het reglement voor de erkenning van Bierbeekse jeugd-, sport-, sociaal-culturele verenigingen en organisatoren;

●        Erkende aanbieders buiten Bierbeek zonder maatschappelijke zetel in Bierbeek, erkend door een andere overheid (andere gemeente, Vlaamse of federale overheid).

§3. Wie de school of andere gemeentelijke infrastructuur voor vakantieaanbod gebruikt, moet op moment van aanvraag een actieve UiTPAS-partner zijn van UiTPAS-regio Leuven.

§4. Een dagtarief geldt per kalenderdag of per begonnen dagdeel waarin de infrastructuur exclusief voor het goedgekeurde aanbod wordt gebruikt. Bij gelijktijdig gebruik van meerdere onderdelen worden de dagtarieven samen aangerekend.

§5. De tarieven omvatten het normale gebruik en de nutsvoorzieningen. Extra schoonmaak, schade, bijkomende personeelsinzet, klaarzetten en opruimen worden afzonderlijk aangerekend volgens dit reglement.

§6. De gebruiker zorgt voor correct, veilig en zorgvuldig gebruik en laat de ruimtes netjes achter. De infrastructuur mag alleen worden gebruikt voor de toegestane activiteit. Onderverhuur of terbeschikkingstelling aan derden is verboden.

§7. Bij gebruik van de speelplaats zorgt de huurder voor permanent en aangepast toezicht. Speeltoestellen en andere aanwezige infrastructuur mogen uitsluitend worden gebruikt waarvoor ze bestemd zijn en volgens de instructies van de gemeente.

Artikel 13. Waarborg voor sport- en culturele infrastructuur

§1. De waarborg voor een polyvalente zaal, sportzaal of theaterzaal bedraagt € 300 en wordt gestort op de rekening van het gemeentebestuur met de vermelding ‘waarborg huur [ruimte], [datum] en [naam]’.

§2. De waarborg is geen vooruitbetaling van de huurprijs. Hij wordt terugbetaald als de gebruiker al zijn verplichtingen heeft vervuld.

§3. Bij niet-naleving van dit reglement kan de waarborg geheel of gedeeltelijk worden gebruikt voor verschuldigde bedragen, waaronder schade, herstellingen, extra schoonmaak, openstaande huur of tariefverschillen.

§4. Erkende Bierbeekse verenigingen betalen geen waarborg voor de huur van een polyvalente zaal voor een vergadering, lezing of informatieavond.

Lopende waarborg

§5. Erkende Bierbeekse verenigingen in categorie 2 kunnen voor onbepaalde duur een lopende waarborg van € 300 storten. Die wordt terugbetaald zodra de vereniging geen gemeentelijke infrastructuur meer wil gebruiken en alle huurfacturen zijn betaald. Telkens vóór een nieuwe activiteit dient de waarborg te worden aangezuiverd.

Artikel 14. Facturatie en betaling voor sport- en culturele infrastructuur
Culturele infrastructuur

§1. Na de activiteit ontvangt de huurder een factuur met de afrekening van de kosten en eventuele schade. De factuur moet binnen tien dagen na ontvangst worden betaald.

§2. Bij niet-betaling wordt de waarborg ingehouden. Tot de factuur is betaald, kan het college van burgemeester en schepenen een volgende aanvraag weigeren.

Sportinfrastructuur

§3. Occasioneel gebruik wordt bij de reservatie gefactureerd. De factuur kan onmiddellijk aan het vrijetijdsonthaal worden betaald.

§ 4. Permanent gebruik wordt afzonderlijk gefactureerd voor augustus tot en met december en voor januari tot en met juni.

Artikel 15. Annulering van gehuurde sport- en culturele infrastructuur

§1. Annuleren kan zonder kosten tot uiterlijk:

●        Twee maanden vóór een activiteit in de theaterzaal

●        Veertien dagen vóór een activiteit in een polyvalente zaal

●        Zeven dagen vóór een activiteit in de sportinfrastructuur

●        Dezelfde dag, vóór een activiteit in een vergaderzaal

§2. Bij overmacht kan eveneens zonder annuleringskosten worden geannuleerd. Reeds gemaakte kosten en gepresteerde personeelsuren worden wel aangerekend.

§3. Bij laattijdige annulering wordt de volledige huurprijs aangerekend.

2. ALGEMENE GEBRUIKS- EN VEILIGHEIDSVOORWAARDEN

Artikel 16. Verantwoordelijkheid, veiligheid en verzekering bij het gebruik van gemeentelijke infrastructuur

§1. Dit artikel is van toepassing op alle in artikel 1 vermelde infrastructuur, met inbegrip van de schoolinfrastructuur en de speelplaats van de gemeentelijke basisschool.

§2. De huurder beschikt binnen de veiligheids- en huurvoorschriften vrij over de gehuurde infrastructuur en het beschikbare meubilair. Minstens één maand vooraf maakt hij met de verantwoordelijke zaalverhuur afspraken over het gewenste meubilair en materiaal.

§3. De huurder gebruikt de infrastructuur zorgvuldig. Versieringen worden alleen in de gehuurde ruimte aangebracht en meteen na de activiteit verwijderd. Plakband, duimspijkers en ander bevestigingsmateriaal zijn niet toegestaan op muren, palen, krijtborden of deuren; alleen kleefpads zijn toegestaan. Posters en versieringen komen alleen op de daarvoor bestemde plaatsen. Herstelkosten worden aangerekend.

§4. In de gemeentelijke zalen geldt een algemeen rookverbod. De huurder ziet toe op de naleving ervan.

§5. De huurder is verantwoordelijk voor het materiaal dat hij meebrengt en verwijdert dit onmiddellijk na de activiteit.

§6. De huurder volgt alle regels voor evenementen, waaronder de voorafgaande melding van openbare dansfeesten aan het college van burgemeester en schepenen.

§7. De huurder organiseert de activiteit onder eigen verantwoordelijkheid en staat in voor de nodige veiligheidsmaatregelen en voor passend toezicht op deelnemers, bezoekers en derden. Dit geldt in het bijzonder bij het gebruik van buitenruimtes, waaronder de speelplaats van de gemeentelijke basisschool.

§8. De huurder is aansprakelijk voor alle door hem veroorzaakte schade aan derden, aan de gemeente Bierbeek, aan de gehuurde infrastructuur en aan de directe toegangsruimtes.

§9. De huurder beschikt gedurende de volledige gebruiksperiode over een passende verzekering burgerlijke aansprakelijkheid die de activiteit dekt. De gemeente kan vóór of tijdens het gebruik een verzekeringsattest opvragen.

§10. De huurder vrijwaart de gemeente Bierbeek voor aanspraken van derden die voortvloeien uit een fout of tekortkoming van de huurder of van een persoon voor wie de huurder instaat, onder meer bij de organisatie, het toezicht of het gebruik van de infrastructuur.

§11. Het loutere feit dat zich tijdens of naar aanleiding van een activiteit een ongeval of schade voordoet, maakt de gemeente Bierbeek niet aansprakelijk. De gemeente kan alleen aansprakelijk worden gesteld overeenkomstig de toepasselijke wettelijke regels. Deze bepaling doet geen afbreuk aan dwingende wettelijke aansprakelijkheidsregels.

§12. Behoudens een aan de gemeente of een persoon voor wie zij instaat toerekenbare fout en behoudens dwingend recht, is de gemeente niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke bezittingen of materiaal.

Artikel 17. Plaatsbezoek bij grotere activiteiten in de culturele infrastructuur

Organisatoren van grote activiteiten of evenementen bezoeken vooraf de locatie om een vlotte organisatie te waarborgen. Dat gebeurt na telefonische afspraak met de verantwoordelijke zaalverhuur of, voor Het Buurthuis, De Velpe en de Bremtkapel, met de centrumverantwoordelijke.

Artikel 18. Auteursrechten en billijke vergoeding

§1. De gemeente Bierbeek betaalt jaarlijks, overeenkomstig haar zaallicentie voor alle gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur, de Billijke Vergoeding voor opgenomen muziek. Muziekgebruik tijdens lessen valt niet onder deze licentie. De huurder regelt en betaalt deze vergoeding daarvoor zelf, doorgaans via de betrokken federatie.

§2. De gemeentelijke betaling omvat geen auteursrechten. De huurder regelt en betaalt de vereiste Sabam-licentie via MyUnisono. Bij regelmatig muziekgebruik tijdens lessen of repetities is een jaarlijkse licentie vereist. Voor een voorstelling of show met muziek is een afzonderlijke aangifte nodig; die dekt de voorafgaande lessen en repetities niet.

§3. Bij deelname aan een wedstrijd van een andere organisator regelt die organisator de muziekrechten voor de wedstrijd zelf.

Artikel 19. Geluidsnormen en geluidsniveaus

Algemeen

§1. Als muziek elektronisch wordt versterkt, moet de huurder alle toepasselijke technische bepalingen naleven, zowel algemeen als voor de betrokken zaal. Overlast moet altijd worden vermeden.

§2. In Het Buurthuis, De Velpe en de Bremtkapel is het spelen van versterkte muziek na 22u zonder milieuvergunning wettelijk beperkt tot 12 keer per jaar en maximaal 2 keer per maand. Wanneer de organisator versterkte muziek na 22u wil spelen, dient dit bij de reservatie gemeld te worden. Wanneer dit mogelijk is, ontvangt de aanvrager hiervoor toestemming van de gemeente.

Zonder toestemming riskeert de organisator dat de activiteit kan worden stilgelegd door de politie.

§3. Als er versterkte muziek wordt gespeeld, moet de huurder in de Bremtkapel, De Velpe en Het Buurthuis na 22.00 uur alle ramen en deuren sluiten.

§4. In de sporthal mag muziek andere huurders niet hinderen. Het voor zaalverhuur verantwoordelijk personeel van de borre kan vragen de muziek zachter te zetten. Na meerdere waarschuwingen kan een bepaalde huurder de toegang tot de sporthal voor bepaalde periode worden verboden.

Artikel 20. Uitleen van materiaal voor gebruik in de sport- en culturele infrastructuur

§ 1. De huurder kan gratis technisch materiaal gebruiken, zoals beamers, schermen, microfoons en podiumelementen.

§2. De huurder vraagt technisch materiaal minstens veertien dagen vooraf aan bij het onthaal van de borre.

§3. De buffetpiano kost € 50 per dag voor categorieën 1 en 2 en € 100 per dag voor categorieën 3 tot en met 5. De waarborg bedraagt € 50. Het stemmen van de piano is niet inbegrepen en valt onder de verantwoordelijkheid van de huurder.

§4. De vleugelpiano kost € 100 per dag voor categorieën 1 en 2 en € 150 per dag voor categorieën 3 tot en met 5. De waarborg bedraagt € 100. Het stemmen van de piano is niet inbegrepen en valt onder de verantwoordelijkheid van de huurder.

§5. De springkastelen van de borre mogen alleen in de sporthal worden gebruikt. Voor categorieën 3 tot en met 5 kost het kleine €90 en het grote € 140 per dag of het kleine130 en het grote € 200 voor twee opeenvolgende dagen.

§6. Het kleine springkasteel kan door erkende jeugdverenigingen ook gratis elders worden gebruikt, dit wordt geregeld in het uitleenreglement.

Artikel 21. Veiligheid in de sport- en culturele infrastructuur

§1. Brandhaspelkasten en ander veiligheidsmateriaal moeten zichtbaar en bereikbaar blijven. Er mag geen meubilair of andere hindernis voor worden geplaatst. De huurder informeert zich vooraf over het gebruik van brandhaspels en poederblussers.

§2. Alleen elektriciteit is toegestaan als algemene kunstmatige verlichtingsbron. Gasflessen zijn verboden wegens ontploffingsgevaar.

§3. Alle in- en uitgangen, nooddeuren en doorgangen moeten tijdens de activiteit vrij, toegankelijk en ontgrendeld blijven. Dat geldt in alle gebouwen, onder meer voor de glazen buitendeuren van de inkomhal en de deuren van de polyvalente zaal, theaterzaal en sporthal. Meubilair, linten, ticketverkoop en andere hindernissen mogen de vrije doorgang niet belemmeren.

BIJZONDERE GEBRUIKSVOORWAARDEN

Artikel 22. Gebruiksvoorwaarden voor de sportinfrastructuur

De huurder gaat akkoord met de volgende voorwaarden:

§1. De zaaltoezichter bepaalt welk deel van de sportzaal en welke kleedkamers mogen worden gebruikt.

§2. Alleen verenigingen of personen die in het weekoverzicht van de zaaltoezichter zijn geregistreerd, mogen het sportcentrum gebruiken.

§3. De sportinfrastructuur wordt uitsluitend voor sportdoeleinden gebruikt.

§4. Publiciteit in en rond het sportcentrum is alleen toegestaan na goedkeuring door de vrijetijdsdienst.

§5. Eigen materiaal mag alleen worden gebruikt met toestemming van de sportfunctionaris of de aanwezige zaaltoezichter, op eigen risico. Tenzij de vrijetijdsdienst anders beslist, wordt het materiaal onmiddellijk na de activiteit verwijderd.

§6. Sportverenigingen mogen inkomgeld vragen voor competitiewedstrijden van een erkende federatie en voor tornooien of demonstratiewedstrijden.

§7. Bij niet-naleving kan het college van burgemeester en schepenen het verdere gebruik van het centrum bij een eerste overtreding voor één jaar ontzeggen en bij een volgende overtreding voor onbepaalde duur.

Artikel 23. Gebruiksvoorwaarden voor de Bremtkapel

De huurder gaat akkoord met de volgende voorwaarden:

§1. Fuiven, bals en dansfeesten zijn in principe niet toegestaan. Een uitzondering is alleen mogelijk volgens § 5.

§2. Tenten, constructies en overkappingen zijn niet toegestaan op het aangrenzende grasveld of in de groenzone.

§3. Eenvoudige, tijdelijke shelters die uitsluitend als schaduwvoorziening dienen, zijn wel toegestaan. Na 22.00 uur is geen verblijf van bezoekers onder deze shelters of in de buitenruimte toegestaan; de buitenruimte moet dan stil blijven.

§4. Foodtrucks en mobiele drank- of eetstanden buiten mogen slechts tot 22.00 uur worden uitgebaat. Daarna zijn verkoop, bedeling en afhaling verboden.

§5. Een dansfeest is alleen toegestaan voor de categorieën 1, 2 en 3 en dit alleen mits voorafgaande toestemming van het college van burgemeester en schepenen of de gemachtigde dienst. Die kan toestemming weigeren of voorwaarden opleggen in het belang van de openbare orde, veiligheid, leefbaarheid voor de buurt, rustig gebruik van de omgeving of het jaarlijkse maximumaantal. De chronologische volgorde van aanvragen is niet het enige criterium; er wordt ook gestreefd naar een evenwichtige spreiding over het kalenderjaar.

§ 6. Parkeren aan de Bremtkapel:

●        De parking is beperkt tot vier parkeerplaatsen.

●        De klinkerverharding voor de Bremtkapel dient alleen voor laden en lossen, gedurende de strikt noodzakelijke tijd.

●        Voertuigen mogen het grasveld of de groenzone niet betreden en er niet rijden, stilstaan of parkeren.

●        Parkeren in de Lovenjoelsestraat, vanaf de watertoren richting Bremtkapel, wordt afgeraden wegens mogelijke hinder voor bewoners.

●        Bezoekers parkeren bij voorkeur vanaf de rotonde richting Lovenjoel, rechts in de rijrichting en volgens de wegcode en plaatselijke signalisatie.

●        Parkeren is verboden over de volledige lengte van zones met zwart-gele markeringen.

●        De huurder communiceert deze parkeerregeling vooraf duidelijk aan bezoekers en ziet toe op de naleving ervan.

3. PRAKTISCHE AFSPRAKEN BIJ HET GEBRUIK

Artikel 24. Toezicht op de sport- en culturele infrastructuur

§1. De personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor zaalverhuur en, bij hun afwezigheid, de aanwezige zaaltoezichter hebben de ruimste toezichtsmacht in de borre.

§2. Zij mogen de nodige maatregelen nemen. Bij misbruik of een gegrond vermoeden van oneigenlijk gebruik kan het college van burgemeester en schepenen het verdere gebruik weigeren: bij een eerste overtreding voor één jaar en bij een volgende overtreding voor onbepaalde duur.

§3. Niet-geregelde zaken worden door een deskundige Vrije Tijd of het diensthoofd Vrije Tijd opgelost in overleg met het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 25. Sleutelbeheer voor sport- en culturele infrastructuur

De huurder haalt de sleutels af bij de verantwoordelijke zaalverhuur en brengt ze terug volgens de gemaakte afspraken.

Artikel 26. Verlichting en verwarming in sport- en culturele infrastructuur

De huurder informeert zich vooraf bij de verantwoordelijke zaalverhuur of de centrumverantwoordelijke over de werking van verlichting en verwarming. Na de activiteit zet hij de verwarming uit, dooft hij alle lichten, sluit hij ramen en deuren en doet hij de gordijnen dicht. Bij niet-naleving bedraagt de forfaitaire schadevergoeding € 90.

Artikel 27. Schoonmaak en opruimen van sport- en culturele infrastructuur

Culturele infrastructuur

§1. De huurder maakt de gebruikte lokalen, inkomhal, gangen, toiletten, toogruimte en, indien gehuurd, de keuken schoon en laat alles netjes en ordelijk achter.

§2. De zaalverantwoordelijke wijst het beschikbare schoonmaakmateriaal aan. Beschadigd of ontbrekend materiaal wordt via de waarborg aangerekend.

§3. De verplichte schoonmaak en het opruimen omvatten:

●        gehuurde lokalen uitborstelen; polyvalente zalen dweilen of schuren met product in water;

●        toog: meubel, spoelbakken, kasten, glazen, koelkasten en vloer reinigen;

●        keuken: kookplaat, kasten, wasbakken, vaatwasser, koelkasten en vloer reinigen;

●        toiletten in de Bremtkapel, De Velpe en Het Buurthuis: toiletten en wastafels reinigen en de vloer dweilen of schuren;

●        theaterzaal: tafels afwassen, afdrogen en op de rolwagens plaatsen; stoelen maximaal tien hoog stapelen en in de berging zetten; afval meenemen;

●        polyvalente zalen: tafels afwassen, afdrogen en op de rolwagens plaatsen, maximaal zeven tafels hoog; stoelen in de berging stapelen, maximaal dertien hoog in De Velpe en Het Buurthuis en tien hoog in de borre; afval meenemen;

●        vergaderlokalen: tafels afwassen en afdrogen, stoelen in de oorspronkelijke opstelling terugplaatsen en afval meenemen.

§4. Wie de toog in een polyvalente zaal gebruikt, maakt altijd de toogruimte en de keuken schoon, ook als gemeentepersoneel de zalen schoonmaakt.

§5. Wie de toog in de foyer gebruikt, maakt altijd de toogruimte schoon.

§6. Eigen materiaal wordt na elke verhuring verwijderd. Ook bij vaste reservaties mag geen materiaal blijven staan. Confetti, glitters, steentjes, piepschuim en vergelijkbare materialen worden door de huurder opgeruimd.

Sportinfrastructuur

§7. In de turnzaal van 't Klavertje Bierbeek zet de huurder het gebruikte materiaal terug, neemt hij alle afval mee, maakt hij de vuilnisbakken leeg en mopt hij de zaal. Daarna sluit hij de ramen en dooft hij het licht.

§8. In de sportlokalen van de borre laat de huurder alle gebruikte ruimtes en kleedkamers netjes achter, zet hij materiaal terug en neemt hij alle afval mee. Na dag- of weekendhuur worden sporthal en danszaal volledig gemopt, de gevechtssportzaal afvalvrij gemaakt en de kleedkamers uitgeborsteld en nat gereinigd.

§9. Bij gebruik van de volledige sportinfrastructuur op zondag maakt de huurder na de activiteit zelf de toiletten en de inkomhal schoon en laat hij ze netjes en ordelijk achter.

Culturele en sportinfrastructuur

§10. Bij niet-naleving van de schoonmaakafspraken wordt € 100 forfaitair aangerekend, vermeerderd met de schoonmaakkosten volgens het gemeentelijke retributiereglement voor werken ten laste van derden.

Artikel 28. Theatertechniek en ICT in de culturele infrastructuur

§1. Gespecialiseerde theateruitrusting wordt alleen met technische bijstand van theatertechnici gebruikt. De huurder maakt minstens één maand vooraf afspraken met de algemene verantwoordelijke zaalverhuur (016 26 97 41) over de uren, het materiaal en de dienstverlening.

§2. De prijs van technische ondersteuning hangt af van het aantal manuren en de categorie van de huurder.

§3. Erkende Bierbeekse jeugd-, sport- en sociaal-culturele verenigingen krijgen per jaar maximaal twintig gratis manuren techniek: vijftien voor de eerste voorstelling en vijf voor de tweede.

§4. Als technici langer dan acht uur per dag worden ingezet, voorziet de huurder voor hen een warme maaltijd.

§5. In alle gemeentelijke zalen is er Wifi, dit is een extra service. De gemeente doet redelijke inspanningen, maar garandeert de internetverbinding niet en is niet aansprakelijk voor storingen.

Artikel 29. Horeca in de culturele infrastructuur

§1. Voor de gemeentelijke zalen geldt een concessieovereenkomst. Zonder uitdrukkelijke toestemming van de concessionaris mag de huurder geen eigen drank binnenbrengen of verbruiken. Drank wordt afgenomen bij:

●        de borre: Drankenhandel Marc Christens, Neervelpsestraat 2, 3360 Bierbeek;

●        Het Buurthuis: café Buurthuis, Pastoriestraat 1, 3360 Korbeek-Lo;

●        De Velpe: Drankenhandel Marc Christens, Neervelpsestraat 2, 3360 Bierbeek.
 

§2. Voor de borre, De Velpe en Het Buurthuis volgt de huurder de leveringsvoorwaarden op de bestelbon van de drankenleverancier.

§3. De concessionaris mag de zaal betreden en het drankgebruik controleren. Bij een overtreding mag hij de vergoeding of boete uit de leveringsvoorwaarden aanrekenen.

§4. Drank wordt minstens twee weken vóór de activiteit besteld. Bieren, frisdrank en wijnen uit het gamma worden per fles afgerekend; andere wijnen per doos van zes flessen. Per activiteit is een nieuwe bestelling nodig. Niet-verbruikte drank kan niet naar een volgende activiteit worden overgedragen. De huurder controleert de levering en koelt de drank tijdig.

§5. De huurder bestelt en bedient de drank en spoelt de leidingen. Hij koppelt zelf de koolzuurflessen voor bier aan en af.

§6. De huurder brengt alle drank terug naar de bierkelder en sorteert en telt de voorraad.

§7. De huurder vult het formulier ‘drankverbruik’ tweemaal in: één exemplaar blijft bij de voorraad en één exemplaar neemt hij mee.

§8. De polyvalente zalen hebben een toog met glazen, flessenopeners en dienbladen. De huurder brengt zo nodig zelf keukenhanddoeken, vaatdoekjes, een keukenmesje, een schaar en kleefband mee.

§9. Bij huur van een polyvalente zaal mag de huurder zelf koffie, thee, melk en suiker meebrengen. Er zijn vijftig kopjes, schoteltjes en lepeltjes beschikbaar. Voor meer servies of een percolator moet ook de keuken worden gehuurd.

§10. Van maandag tot zaterdag kan voor activiteiten in de borre tussen 8.00 en 17.00 uur een beperkt assortiment koffie, water en fruitsap worden gereserveerd. De afrekening gebeurt via de huurfactuur.

Artikel 30. Noodgevallen in sport- en culturele infrastructuur

§1. De noodnummers voor brandweer, elektriciteit en andere diensten hangen in de inkomhal van elk gebouw.

§2. De zaaltoezichters zijn alle dagen behalve zondag van 8.00 tot 21.00 uur bereikbaar in de borre. In de inkomhal van de borre hangt een telefoon, bij het opnemen van de hoorn belt deze automatisch.

§3. In het weekend kan de huurder bij noodgevallen de wachtdienst van de borre bellen op 0478 21 51 92

Artikel 31. Afval

De Velpe en Het Buurthuis

§1. Plastic flessen, blikjes en drankkartons worden verzameld in een lichtblauwe PMD-zak, die in de keuken of zaal mag blijven. Gemeentelijke zakken kunnen bij het ophalen van de sleutels aan het onthaal worden gekocht.

§2. Groente-, fruit- en tuinafval hoort in de groene gft-bak.

§3. Glas, papier en karton worden meegenomen.

§4. Ander afval mag alleen in gemeentelijke afvalzakken in de containers worden geplaatst. Die zakken zijn aan het onthaal te koop.

§5. Gebruikte frituurolie wordt in De Velpe en Het Buurthuis in het lege Oleo-vat gegoten. Frituurvet is verboden. Olie in de riolering is eveneens verboden.

De Bremtkapel

§6. In de Bremtkapel dient al het afval te worden meegenomen.

Artikel 32. Vrijhouden van de inkomhal

§1. De inkomhal is een publieke ruimte en moet altijd vrij blijven. Ze geeft ook toegang tot de bistro en mag niet door huurders van de sport- of culturele infrastructuur worden gebruikt, ook niet bij huur van het volledige centrum. In afspraak en na toestemming is gedeeltelijk gebruik mogelijk.

§2. Eén inschrijvingstafel aan de zijde van de gehuurde ruimte is toegestaan. Het midden voor de balie en de toegang tot de trap moeten vrij blijven.

4. SLOTBEPALINGEN

Artikel 33. Akkoordverklaring met het reglement

Door de gebruiksovereenkomst voor gemeentelijke infrastructuur te ondertekenen, bevestigt de huurder vóór de ingebruikname kennis te hebben genomen van dit reglement en de bepalingen over veiligheid, toezicht, verzekering en aansprakelijkheid te aanvaarden.

Artikel 34. Afwijkingen

Het college van burgemeester en schepenen kan afwijkingen toestaan met een uitdrukkelijk en afdoende gemotiveerde beslissing.

Artikel 35. Inwerkingtreding en opheffingsbepaling

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2027.

Het zaalverhuurreglement voor gemeentelijke infrastructuur van 29 juni 2023 wordt op 1 januari 2027 opgeheven.