OPENBARE ZITTING

Beslissing

MOTIVERING

Juridische gronden

De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40, § 3 en artikel 41 van het decreet lokaal bestuur.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.

Het gemeentelijk reglement d.d.29 april 2021 met betrekking tot het lenen van gemeentelijk materiaal.

Feiten en context

De gemeente heeft 2 tenten kunnen aankopen met de subsidies van het project 'Helemaal van hier' ter ondersteuning van de lokale handel.
 

De lokale handelaars geven via de raad lokale economie aan dat ze geïnteresseerd zijn in het

ontlenen van materiaal.

In het huidige reglement op de uitleen van gemeentelijk materiaal is de doelgroep lokale ondernemers niet gedefinieerd.

Argumentatie

Het is wenselijk dat de lokale ondernemers de 2 plooitenten, bedoeld ter ondersteuning van de lokale Bierbeekse handel, kunnen ontlenen.

Deze uitleen wordt best gekaderd binnen het bestaande reglement op de uitleen van gemeentelijk materiaal.

Hiervoor dient enerzijds de doelgroep lokale handelaars te worden toegevoegd en anderzijds ook de betreffende tenten.

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen

STEMMING :

Eenparig aangenomen.
 

BESLUIT

REGLEMENT OP HET LENEN VAN GEMEENTELIJK MATERIAAL

Art.1 - Doel

Het gemeentebestuur wil bijdragen tot een optimale werking van organisaties, verenigingen, diensten en instellingen door materiële ondersteuning.

Daartoe wordt er gratis materiaal ter beschikking gesteld via de gemeentelijke uitleendienst:

Gemeente Bierbeek

Uitleenbalie de borre, Speelpleinstraat 10, 3360 Bierbeek

Tel: 016 46 14 00 - Fax: 016 46 20 27

uitleendienst@deborre.be - www.deborre.be/uitleendienst
 

Art. 2 - Materialen uitleendienst

§1. De materialen van de uitleendienst zijn opgenomen in de lijst als bijlage van dit reglement.

§2. Het College is gemachtigd om deze lijst aan te passen, door materialen te schrappen of toe te voegen.

Art. 3 - Doelgroepen en gebruiksbeperking uitleendienst

Volgende doelgroepen kunnen gebruik maken van de uitleendienst:

§1. Doelgroepen

●        Doelgroep A : Organisaties, verenigingen en instellingen uit de sectoren jeugd, cultuur, onderwijs, sport, senioren, recreatie, leefmilieu, welzijn en gezondheid. Deze organisaties dienen gevestigd te zijn in Bierbeek, en worden gesubsidieerd of zijn erkend door de gemeente Bierbeek.

●        Doelgroep B :Erkende Bierbeekse jeugdwerkinitiatieven.

●        Doelgroep C:Bierbeekse buurtcomités en organisatoren van straatfeesten.

●        Doelgroep D: Andere gemeenten of gemeentelijke instellingen.

●        Doelgroep E: Privé-personen.

●        Doelgroep F: Bierbeekse ondernemers:  Elke onderneming die voldoen aan elk van volgende voorwaarden:

○         Hij beschikt over een geldig ondernemingsnummer (KBO).

○         Zijn vestigingseenheid bevindt zich op het grondgebied van de gemeente Bierbeek.

○         De onderneming wordt door een zelfstandige uitgebaat.

○         Hij biedt goederen en/of diensten aan eindgebruikers (B2C).

§2. Speciale voorwaarden per doelgroep

●        Doelgroep A kan een beroep doen op dit reglement, uitsluitend voor activiteiten van de betreffende vereniging, die voor iedereen toegankelijk zijn.

●        Doelgroep B kan een beroep doen op dit reglement, uitsluitend voor de eigen activiteiten van de vereniging.

●        Doelgroep C kan een beroep doen op dit reglement, onder volgende voorwaarden:

○         Uitsluitend voor buurt- of straatfeesten (niet voor privégebruik).

●        Doelgroep D kan een beroep doen op dit reglement onder volgende voorwaarden:

○         Het materiaal mag alleen gebruikt worden voor eigen activiteiten van de betreffende gemeente of gemeentelijke instellingen, niet voor verenigingen of particulieren van de betreffende gemeente.

●        Doelgroep E kan enkel de GPS-toestellen ontlenen.

●        Doelgroep F kan enkel de 2 tenten 'Helemaal van hier' ontlenen, onder volgende voorwaarden:

○         uitsluitend voor publieksgerichte activiteiten (niet voor privégebruik)

Art. 4 - Aanvragen

§1. Aanvraagtermijnen

●        De aanvraag voor het lenen van materiaal, met uitzondering van de GPS-toestellen, dient minimaal drie weken vóór de activiteit te worden ingediend.

●        Dranghekken moeten minimaal 6 weken voor de activiteit worden aangevraagd.

●        De aanvraag kan ten vroegste gebeuren:

○         Voor de doelgroep A, B en C: 1 jaar vóór de activiteit.

○         Voor doelgroep D: 6 maanden vóór de activiteit.

§2. Wijze van aanvragen

Aanvragen dienen steeds schriftelijk gericht, via een daartoe bestemd, volledig ingevuld, aanvraagformulier aan de uitleendienst van de gemeente Bierbeek (online, brief of mail).

Telefonische aanvragen komen niet in aanmerking.

Het aanvraagformulier in PDF en het online formulier vind je op de website: www.deborre.be/uitleendienst

§3. Bevestigingen

Uiterlijk 7 werkdagen na indienen van de aanvraag bij de uitleendienst ontvangt de aanvrager het geregistreerd aanvraagformulier waarin vermeld wordt:

●        voor welke voorwerpen de uitlening wordt toegestaan

●        gedurende welke periode de uitlening wordt toegestaan

●        waar en wanneer het materiaal kan worden afgehaald

Art. 5- Duur van de ontlening

§1.Voor de doelgroepen A, B, C, D en F

●        De ontlening wordt toegestaan voor een periode van ten hoogste 4 dagen.

●        De ontlening kan met 1 week verlengd worden.Verlenging kan alleen als het desbetreffende materiaal die week nog niet door een ander werd aangevraagd.

§2.Voor doelgroep B

●        Voor gebruik tijdens het jaarlijkse kamp van de aanvragende jeugdbeweging kan er een uitleenperiode van ten hoogste 20 dagen worden toegestaan.

§3. Het materiaal dat niet afgehaald werd op de afgesproken datum kan door de uitleendienst ter beschikking gesteld worden voor uitleen aan andere aanvragers.

Art. 6- Het afhalen en terugbrengen

§1. Ophalen en terugbrengen

●        Met uitzondering van de Feestremork worden de materialen afgehaald en teruggebracht in de borre (Speelpleinstraat 10, 3360 Bierbeek).

●        De dranghekken worden geleverd en terug opgehaald door de technische dienst van de gemeente.

●        De Feestremork dient te worden afgehaald in en teruggebracht naar de gemeenteloods ( Neervelpsestraat 39  – 3360 Bierbeek)

§2. Wijze van ophalen

●        De kleinere materialen worden afgehaald in gesloten voertuigen of aanhangwagens.

●        Tenten kunnen wel in een open voertuig of aanhangwagen worden vervoerd maar moeten dan worden afgedekt.

●        Gevoelig technisch materiaal, op de materiaallijst aangeduid met een *, mag niet in aanhangwagens vervoerd worden.

●        De lener zorgt zelf voor het laden en lossen van het materiaal.

●        Voor het ophalen van de Feestremork moet de lener beschikken over een wagen met trekhaak en een aparte officiële nummerplaat om op de aanhangwagen te bevestigen.

§3. Mee te brengen documenten

De afhaler dient bij afhaling in het bezit te zijn van:

●        Zijn/haar identiteitskaart.

●        Het geregistreerd aanvraagformulier met opsomming van de te ontlenen materialen.

Art. 7 - Richtlijnen bij het ontlenen van het materiaal

Tijdens de ontlening moet de aanvrager volgende richtlijnen naleven:

●        De ontlener moet voor de geleende voorwerpen zorgen als een goede huisvader.

●        Bij het gebruik van de geleende materialen moet de verstrekte gebruiksaanwijzing strikt nageleefd worden.

●        In geen enkel geval mag hij/zij de geleende materialen overdragen, uitlenen, verhuren of op een andere wijze ter beschikking stellen van derden.

●        Hij/zij dient de nodige maatregelen te nemen om de materialen te beschermen tegen alle weersomstandigheden.

Art. 8 – Bijzondere bepalingen bij de uitleen

§1. Het springkasteel

1. Beperking in doelgroep

 Alleen verenigingen uit doelgroep B kunnen het springkasteel ontlenen.

2. Beperking in aantal

 Elke vereniging kan het springkasteel slechts 2 maal per jaar ontlenen.

3. Richtlijnen bij ontlening

○         Bij afhaling wordt een waarborg gevraagd van 200 euro. Deze waarborg wordt cash in bewaring gegeven in de borre.

○         De bijgeleverde instructies dienen strikt te worden nageleefd.

○         Het springkasteel dient stipt, proper, onbeschadigd en droog te worden terug gebracht in de borre.

§2. De tenten 'Helemaal van hier'

Beperking in doelgroep

○         Alleen de lokale ondernemers (doelgroep F) en de borre kunnen de tenten 'Helemaal van hier' ontlenen.

○         Indien deze tenten 1 maand voor de gevraagde ontleendatum nog beschikbaar zijn, kunnen ze ontleend worden door de doelgroepen A,B,C en D.  

Art.9 –Bijzondere bepalingen bij de uitleen van GPS-toestellen

§1. Doelgroep

Organisaties zoals omschreven onder artikel 3 §1 A,B,D en E, kunnen de GPS-toestellen ontlenen.

§2 Aanvraagtermijn en wijze van aanvragen

Voor de GPS toestellen is er geen aanvraagtermijn. De GPS-toestellen kunnen op voorhand worden

gereserveerd maar kunnen, indien beschikbaar, ook de dag zelf worden ontleend.

§3. Waarborg

●        Er wordt geen geldelijke waarborg gevraagd voor de uitleen van de GPS-toestellen voor privégebruik. Deze kunnen echter pas ontleend worden nadat een kopie is genomen van de identiteitskaart van de ontlener of de vertegenwoordiger van de ontlenende organisatie.

●        Bij schade of verlies ontvangt de ontlener van de gemeente een factuur ten bedrage van de herstelling of vervanging van het betreffende materiaal. De ontlener verklaart zich akkoord om deze factuur te betalen.

§4. Bijzonderheden

●        De GPS-toestellen voor privé-gebruik worden maar ontleend voor 1 dag, met uitzondering van zon- en feestdagen. Tijdens zon- en feestdagen kunnen deze voor 2 of 3 dagen ontleend worden.

●        De GPS-toestellen voor privé-gebruik mogen alleen gebruikt worden voor de gemeentelijke geocache. Ze dienen dus binnen de gemeentegrenzen te blijven.

Art 10 - Bijzonder bepalingen bij de uitleen van alle tenten

●        Het is uitdrukkelijk verboden om de tenten te gebruiken boven of naast een vuur/BBQ,...

●        De tenten dienen reukloos, proper, onbeschadigd en droog te worden terugbezorgd of te worden opgeborgen in de Feestremork.

Art 11 – Bijzondere bepalingen bij de uitleen van de Feestremork

§ 1. Doelgroep

Categorieën A, B en C kunnen de Feestremork ontlenen.

§ 2 Bijzonderheden rond de aanvraag van de Feestremork

●        Rechthebbende organisaties kunnen de Feestremork maximum 2 x per jaar ontlenen.

●        Het is niet de bedoeling dat de Feestremork het grondgebied van gemeente Bierbeek verlaat.

●        De Feestremork kan niet worden gebruikt door jeugdverenigingen om mee op kamp te nemen.

§ 3. Richtlijnen bij ontlening

●        De Feestremork wordt steeds opgehaald en teruggebracht in de loods. Neervelpsestraat 39 A – 3360 Bierbeek.

●        Voor het ontlenen van de Feestremork moet voor afhaal een waarborg van 200 euro worden gegeven aan de vrijetijdsbalie (de borre), dit kan ook op voorhand gebeuren, zonder bewijs van deze waarborg wordt de remork niet meegegeven.

●        Voor het ophalen van de Feestremork moet de lener beschikken over een wagen met trekhaak en een aparte officiële nummerplaat om op de aanhangwagen te bevestigen.

●        Indien onbewaakt moet de Feestremork steeds op slot worden gezet. Hiervoor ontvangt de ontlener twee sleutels: 1 voor de deuren van de remork en 1 voor de dissel.

●        Het is uitdrukkelijk verboden om de tenten te gebruiken boven een vuur.

●        De tenten dienen reukloos, proper, onbeschadigd en droog te worden opgeborgen in de Feestremork.

§ 4. Verantwoordelijkheid van de ontlener

Verkeers- en andere boetes die voortvloeien uit het gebruik van de Feestremork zijn ten laste van de ontlener en kunnen niet verhaald worden op de gemeente.
 

Art. 12- Verantwoordelijkheid aanvrager

Tijdens de ontlening is de aanvrager volledig verantwoordelijk voor de geleende voorwerpen.

Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet de aanvrager de volgende procedure naleven:

●        Op de eerstvolgende werkdag wordt de uitleendienst telefonisch of per mail op de hoogte gebracht van de aard van de problemen.

●        In geval van diefstal wordt daarvan onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en een kopie van het proces verbaal wordt zo vlug mogelijk aan de gemeentelijke uitleendienst bezorgd.

Art. 13 - Schade, verlies en diefstal

Het College van Burgemeester en Schepenen zal de kosten die voortvloeien uit de schade, de diefstal, het verlies of de vernietiging van de ontleende voorwerpen, van de aanvrager terugvorderen:

●        Bij schade: de herstellingskosten of de prijs die als tegenwaarde op de lijst van de uitleendienst is bepaald.

●        Bij verlies, diefstal of vernietiging: de prijs die als tegenwaarde op de lijst van de uitleendienst is bepaald.

Art. 14 - Waarborg

§1. Voor alle tenten, de feestremork, walkietalkies en nadars wordt een waarborg gevraagd van € 200, ongeacht het aantal materialen dat wordt ontleend, op uitzondering van de dranghekken.

§2. Voor de dranghekken bedraagt de waarborg € 2,5 per stuk.

§3. Het College is gemachtigd om de lijst van materialen onder waarborg aan te passen door materialen te schrappen of toe te voegen.

§4. De waarborg wordt cash in bewaring gegeven in de borre.

§5. Indien er bij het terugbrengen, na controle, geen schade wordt vastgesteld, wordt deze waarborg onmiddellijk cash teruggegeven aan de ontlener.

§6. Indien er bij het terugbrengen, na controle, wel schade wordt vastgesteld, dan wordt de waarborg tot het tijdstip van de betaling van de schade ingehouden. De ontlener ontvangt van de gemeente een factuur ten bedrage van de herstelling of vervanging van het betreffende materiaal. Na betaling van deze factuur wordt de waarborg vrijgegeven en kan deze worden opgehaald in de borre.

Art. 15 – Sancties

Niet naleving van de artikelen 3 tot en met 10 wordt gesanctioneerd met het verlies van het recht om gebruik te maken van de uitleendienst tijdens het jaar waarop de vaststelling van de niet-naleving werd gedaan en de twee daaropvolgende jaren.

Art. 16 - Aansprakelijkheid

De gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, lichamelijke letsels (o.a. gehoorschade...) of andere schade die voortvloeit uit het gebruik of misbruik van het ontleende materiaal.

Art. 17- Terugvordering

Het College van Burgemeester en Schepenen kan een verstrekte toestemming herroepen en het ontleende materiaal terugvorderen. Het College van Burgemeester en Schepenen motiveert deze beslissing.

Art. 18– Akkoordverklaring met reglement

Door het ontlenen van het materiaal verklaart de lener zich akkoord met dit reglement en waarborgt hij de naleving ervan. De niet-naleving van dit reglement geeft aanleiding tot uitsluiting van het gebruik van de uitleendienst. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over de termijn van uitsluiting.

Art. 19 - Overmacht

Er kan geen aanleiding zijn tot schadevergoeding indien toegezegd materiaal op het ogenblik van de afhaling niet beschikbaar is door omstandigheden buiten de wil van de gemeentelijke uitleendienst of als deze niet op het voorziene tijdstip werd afgehaald.

Art. 20 – Afwijkingen

Afwijkingen op dit reglement kunnen door het College van Burgemeester en Schepenen worden toegestaan, met een beslissing die uitdrukkelijk en afdoende gemotiveerd is.

Art. 21 - Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 30 april 2026 en heft het door de gemeenteraad goedgekeurde reglement van 29 april 2021 houdende de goedkeuring van het reglement met betrekking tot het ter beschikking stellen van gemeentelijke materialen op.